Datenschutzhinweise für die elektronische Patientenakte (ePA) einschließlich der Registrierung über das Identity Access Management (IAM)

A. Allgemeines

Die Vorgaben zur ePA werden durch die gematik unter der Rechtsaufsicht des BMG sowie im Benehmen mit dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) und mit dem Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) erstellt.

Die Umsetzung dieser Vorgaben erfolgt unter strengen Sicherheitsauflagen und sowohl der Entwicklungsprozess selbst, der Programmcode als auch der Betrieb der Lösung werden durch unabhängige, zertifizierte und akkreditierte Stellen im Rahmen einer Zulassung sowie kontinuierlichen Audits geprüft. 

Für jede Zulassung ist ein Sicherheitsgutachten erforderlich, das sowohl eine technische als auch eine funktionale Eignung prüft.

A.1 Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne von §§ 341 Abs. 4 Satz 1, 307 Abs. 4 SGB V in Verbindung mit Art. 4 Ziffer 7 der Datenschutz-Grundverordnung ist die:

A.2 Kontaktdaten Datenschutzbeauftragter des Verantwortlichen

A.3 Zuständige Datenschutzaufsicht

Der/Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit

Graurheindorferstraße 153

53117 Bonn

Telefon: +49 (0)228 997799-0

A.4 Zuständige Rechtsaufsicht

Bundesamt für Soziale Sicherung

Friedrich-Ebert-Allee 38

53113 Bonn

Telefon: +49 (0)228-619-0

Telefax +49 (0)228619-1870

A.5 Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Versicherten, soweit dies zur Bereitstellung bzw. Nutzung einer funktionsfähigen ePA erforderlich ist. Sofern kein Widerspruch gegen die ePA für alle vorliegt, erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Versicherten auf der Grundlage der dahingehenden gesetzlichen Verpflichtung aus dem SGB V. Die ePA wird kraft Gesetzes allen unseren Versicherten zur Verfügung gestellt (vgl. § 342 Abs. 1 SGB V).

Die Nutzung der ePA ist für unsere Versicherten freiwillig. Ihnen entsteht kein Nachteil, sofern sie sich gegen die Nutzung der ePA entscheiden.

A.6 Einbindung von Dritten

Wir geben Daten unserer Versicherten grundsätzlich nicht an Dritte weiter. Wir setzen verschiedene technische Dienstleister ein, um unseren Versicherten die ePA bereitstellen zu können. Hierbei handelt es sich ausschließlich um Unternehmen der BITMARCK Unternehmensgruppe. In diesem Zusammenhang kann es vorkommen, dass ein solcher technischer Dienstleister Kenntnis von personenbezogenen Daten erhält. Wir wählen diese Dienstleister sorgfältig aus und treffen alle datenschutzrechtlich erforderlichen Maßnahmen für eine zulässige Datenverarbeitung. Die beauftragen Dienstleister sind ebenfalls verpflichtet, alle datenschutzrechtlichen Maßnahmen einzuhalten und werden im Rahmen einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AV) verpflichtet.

A.7 Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Eine Verarbeitung der Daten unserer Versicherten außerhalb der europäischen Union findet nicht statt. Alle ePA-bezogenen Datenverarbeitungen finden ausschließlich in Deutschland statt.

A.8 Betroffenenrechte

Unsere Versicherten haben folgende Rechte:

• Das Recht auf Auskunft über die sie betreffenden personenbezogenen Daten. Diesbezüglich können sich unsere Versicherten jederzeit an uns wenden.
• Das Recht auf Berichtigung oder Löschung, oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit ihnen dieses Recht gesetzlich zusteht.
• Ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
• Ein Recht auf Datenübertragbarkeit im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

A.9 Löschung von Daten

Wir löschen die ePA unserer Versicherten grundsätzlich dann, wenn ein Widerspruch gegen die ePA vorliegt. Widersprüche, die die Versicherte über ihre ePA-App abgeben, führen zur sofortigen Löschung der gesamten Akte. Widersprüche gegen die, die bei der Krankenkasse eingereicht werden, können zu einer späteren Löschung der gesamten Akte führen. Der Stichtag, an dem die Akte unwiderruflich gelöscht wird, kann mit der Krankenkasse individuell abgestimmt werden. Dieser Aufschub bis zur Umsetzung der vollständigen und unwiderruflichen Löschung soll den Versicherten Zeit und die Möglichkeit bieten, um ihre Dokumente herunterzuladen und zu sichern.

A.10 Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir setzen keine Verarbeitungsvorgänge ein, die auf einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gem. Art. 22 DSGVO beruhen.

A.11 Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Unsere Versicherten haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei einer der Ziffer A.3 und A.4 genannten Aufsichtsbehörden zu beschweren.

A.12  Recht auf Widerspruch

Eine datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung ist mit der Einführung der ePA 3.0 und abweichend von den vorherigen Versionen obsolet, weil die ePA kraft gesetzlicher Vorgabe grundsätzlich allen Versicherten zur Verfügung gestellt wird. Hierbei ist keine datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung der Versicherten mehr erforderlich.

B. Bereitstellung der ePA durch die Krankenkasse

B.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Die ePA wird allen unseren Versicherten zur Verfügung gestellt. Wir legen eine individuelle und ausschließlich von unserem Versicherten verwendete elektronische Patientenakte (ePA) an, welche unser Versicherter eigenständig souverän und autonom verwalten und verwenden kann. Ein Versicherter kann in seiner ePA eine oder mehrere vertretende Personen, hinzufügen, siehe hierzu Kapitel D2.

Bei der Bereitstellung der ePA werden folgende personenbezogene Daten unseres Versicherten herangezogen:

• Angaben des amtlichen Ausweisdokuments
• Anzahl der aktiven elektronischen Gesundheitskarten (eGK). Die Anzahl der aktiven eGK, die dem identifizierten Versicherten im eGK-System zugeordnet sind. Eine Karte gilt dabei im eGK-System als aktiv, wenn sie weder gesperrt oder logisch gelöscht ist. In der Regel ist immer nur eine eGK aktiv.
• Name, Vorname
• Geburtsdatum des Versicherten
• Geburtsort des Versicherten
• Versichertenart (z. B.: Mitglied, Familienversicherter, Rentner)
• Beginn und Ende Versicherungsverhältnis
• IdentDataTime (Zeitstempel für die vollzogene Identifizierung des Versicherten)
• Schutzklasse für die Identifikation (mit oder ohne eGK)
• Identifizierungsverfahren (z. B. in der Filiale oder Postident)
• Meldeadresse: Länderkennzeichen, PLZ, Ort; Straße, Hausnummer;
• Ende der Registrierung / Ja oder Nein
• Zeitpunkt Registrierungsbeginn
• Titel
• Namenszusatz
• Vorsatzwort (z. B.: „von“, „de“, „van“)
• Geschlecht
• je nach verwendetem Authentisierungsmittel:
  • ein Pseudonym bei Nutzung der Online-Ausweisfunktion. Dabei ruft der verwendete Anbieter erstmalig alle uns zugänglichen Daten des Personalausweises zum Personenabgleich ab und erzeugt ein Pseudonym. Jedes weitere mal erfolgt der Abgleich durch das vom Anbieter erzeugte Pseudonym.
  • das Zertifikat der eGK bei Nutzung der elektronischen Gesundheitskarte
• VIP – Kennzeichen
• ICCSN (Kartenkennnummer auf der Rückseite der eGK)
• istNfcEgk (Dieser Wert gibt an, ob die im Aufruf bezeichnete eGK für „Near Field Communication“ (NFC) ausgerüstet ist.)
• istPinBriefVersandt (Dieser Wert gibt an, ob zu der im Aufruf bezeichneten eGK ein PIN-Brief versandt wurde.)
• pinBriefVersandDatum (Zeitpunkt zu dem der PIN-Brief-Versand dem KAMS (Kartenanwendungs-managementsystem) gemeldet wurde.)

B.2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Anlage der ePA ist §§ 342 Abs. 1, 344 Abs. 1 Satz 1 SGB V.

B.3 Zweck der Datenverarbeitung

Zweck der Datenverarbeitung ist die Bereitstellung der ePA gemäß den gesetzlichen Vorgaben nach SGB V. In diesem Zusammenhang bedarf es der Zuordnung einer konkreten ePA zu unserem Versicherten.

B.4 Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen.

B.5 Widerspruchsmöglichkeiten für die ePA

Für eine bestehende ePA kann der Widerspruch bei der Krankenkasse nach § 344 Abs. 3 SGB V oder in der App nach § 342 Abs. 2g SGB V, § 344 Abs. 3 SGB V geltend gemacht werden. Ein Widerspruch bei der Krankenkasse kann zu einer sofortigen Löschung oder alternativ zu einer Löschung nach einem Zeitraum von 42 Tagen führen.

Ein Widerspruch in der App kann vom Versicherten eigenständig angestoßen werden und nach Bestätigung zur Löschung wird unverzüglich die ePA des Versicherten gelöscht.

Ein Widerspruch gegen die initiale Anlage der ePA ist gegenüber der Krankenkasse nach § 342 Abs. 1 Satz 2 SGB V, § 344 Abs. 1 SGB V möglich. Der Widerspruch zu initialer Anlage der ePA hat zu Folge, dass für den Versicherten keine ePA angelegt wird.

Des Weiteren kann der Versicherte einen Widerspruch gegen das Einspielen der Abrechnungsdaten nach § 305 Abs. 1 Satz 3 SGB V bei der Krankenklasse einreichen oder nach § 342 Abs. 2 SGB V in der App vornehmen.

B.6 Absprünge auf das Organspenderegister des BfArM und gesundbund.de

Für alle Inhalte im Organspenderegister ist die Bundeszentrale für gesundheitliche Aufklärung verantwortlich.

Für alle Inhalte auf gesund.de ist das Bundesministerium für Gesundheit verantwortlich.

C. Nutzung Anwendung E-Rezept

C.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Der Versicherte kann in der ePA-App über das E-Rezept-Modul alle elektronischen Verordnungen, die von Ärztinnen und Ärzten sowie Zahnärztinnen und Zahnärzten ausgestellt wurden, über den Fachdienst E-Rezept abrufen.

Dabei werden die Daten wie in Kapitel B.1 beschrieben verarbeitet sowie Standortdaten und Versichertennummer.

Die Anmeldung am Fachdienst E-Rezept erfolgt über einen elektronischen Identitätsnachweis (z. B. elektronische Gesundheitskarte oder 2D-Code) welches Versichertenstammdaten (z. B. Name und Versichertennummer) enthält.

Kommunikation zwischen ePA-App und Apotheken

Rezepte: Apotheken erhalten das Zugriffsrecht für das im Fachdienst E-Rezept gespeicherte E-Rezept. Eine direkte Kommunikation zwischen ePA-App und Apotheke erfolgt dabei nicht da die ePA-App direkt mit dem Kommunikationssystem der Apotheke kommuniziert.

Mitteilungen: die Kommunikation mit der Apotheke läuft über den Fachdienst E-Rezept, der die Mitteilungen archiviert. Die ePA-App lädt die Mitteilungen vom Fachdienst E-Rezept und speichert sie auf dem Gerät.

C.2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Nutzung des E-Rezept-Moduls ist die Einwilligung unseres Versicherten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 360 Abs. 10 SGB V.

C.3 Zweck der Datenverarbeitung

Zweck der Datenverarbeitung ist die Nutzung der Anwendung E-Rezept durch den Versicherten zum Abruf und zur Einlösung von ausgestellten Rezepten.

C.4 Dauer der Speicherung

Für den Versicherten besteht die Möglichkeit Rezepte selbst zu löschen, ansonsten werden die Rezepte nach 100 Tagen durch den Fachdienst E-Rezept gelöscht (§ 360 Abs. 11 SGB V). Zugriffsprotokolle im Fachdienst E-Rezept werden nicht auf dem Gerät gespeichert und können nicht gelöscht werden. (Automatische Löschung nach drei Jahren (§ 309 SGB V))

C.5 Widerrufsmöglichkeiten für die Nutzung der Anwendung E-Rezept-Moduls

Die unter diesem Abschnitt beschriebenen Datenverarbeitungen sind zur Nutzung des E-Rezept-Moduls durch den Versicherten zwingend erforderlich. Der Versicherte kann seine Einwilligung zur Nutzung des E-Rezept-Moduls jederzeit widerrufen, durch Entfernen des gesetzten Bestätigungshakens in der ePA-App.

D. Datenschutzhinweise für das IAM

D.1 Umfang der Datenverarbeitung des IAM

Bei der Erstellung und Nutzung der digitalen Identität werden personenbezogene Daten aus folgenden Datenkategorien unserer Versicherten verarbeitet:

• Administrative Krankenversicherungsdaten (z.B. Versichertennummer, Versicherungszeit)
• Allgemeine Personendaten (z.B. Name, Anschrift, Geburtsdatum)
• Administrative Registrierungsdaten (z.B. Art und Nummer eines amtlichen Ausweisdokuments, Schutzklasse der Identifikation, selbstgewählter App-Code und Passwörter)
• Nutzungsdaten (z.B. Zeitpunkt des Logins, Anzahl der Fehlversuche beim Login)
• Gerätedaten (z.B. Gerätemodell, Betriebssystemversion)

D.2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für den IAM Registrierungsprozess ist § 291 Abs. 8 SGB V in Verbindung mit der Richtlinie des GKV-Spitzenverbandes zu Maßnahmen zum Schutz von Sozialdaten der Versicherten vor unbefugter Kenntnisnahme nach § 217f Absatz 4b SGB V.

D.3 Zweck der Datenverarbeitung

Zweck der Datenverarbeitung ist die rechtssichere Identifikation des Versicherten zur Erstellung und Nutzung seiner digitalen Identität.

D.4 Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen.

Zur Löschung der Digitalen Identität (Benutzerkonto) muss ein separater Auftrag erfolgen. Sollte lediglich die Löschung einer digitalen Anwendung (z.B. ePA App oder DAK App) angestoßen werden, bleibt die digitale Identität erhalten.

Der Tod des Nutzers führt nicht zu einer automatischen Löschung seiner im IAM gespeicherten Daten. Die Löschung der IAM-Daten nach dem Tod des Nutzers kann nur durch die Bevollmächtigten oder Erben mittels schriftlicher Kündigung unter Nachweis der Erbenstellung bzw. der Bevollmächtigung erfolgen.

D.5 Beschreibung der Services des IAM

Rechtsgrundlage für den IAM Registrierungsprozess der ePA und die hierbei verarbeiteten Daten ist §§ 342 Abs. 1, 344 Abs. 1 Satz 1 SGB V.

D.5.1 Registrierung mittels Erstellung einer digitalen Identität

Zur Anlage einer digitalen Identität muss ein Registrierungsprozess in der DAK ePA App durchschritten werden.

Es werden folgende Daten abgefragt:

• Versichertennummer
• die letzten 6 Ziffern der Kennnummer der elektronischen Gesundheitskarte (ICCSN)
• Postleitzahl
• E-Mail-Adresse
• Eingabe eines individuellen Passworts (inkl. Wiederholung)

Zusätzlich müssen Sie, als versicherte Person, folgenden Dokumenten zustimmen:

• Einwilligungserklärung zum IAM (Einwilligung in die Nutzung des IAM)
• Nutzungsbedingungen des IAM

Im Folgenden ist die angegebene E-Mail-Adresse zu verifizieren und die versicherte Person legt den 2. Faktor (selbstständig gewählter App-Code) an, einschließlich der Verknüpfung zwischen App und Gerät (Gerätebindung). Abschließend muss der Prozess zur sicheren Identifizierung durchlaufen werden (Details dazu siehe nächster Abschnitt).

Damit sind die Voraussetzungen für die Nutzung der DAK ePA-App abgeschlossen. Dies gilt auch für den Registrierungsprozess anderer digitaler Anwendungen (z. B. der DAK App).

D.5.2 Identifizierung– Nachweis der Identität

Um sicherzustellen, dass hinter einer digitalen Identität ein echter, existierender Versicherter steht, muss sich die jeweilige Person identifizieren. Sie muss sich dazu mittels Ihres offiziellen Ausweisdokumentes entweder lokal (beispielsweise in der Geschäftsstelle) oder online als Person ausweisen.

Das IAM bietet für den Vorgang der Identifizierung folgende Verfahren an:

1. POSTIDENT über eID oder Identifikation in einer Postfiliale
2. NFC eGK
3. Aktivierungscode (in der Geschäftsstelle)

D.5.3 Einloggen am Benutzerkonto

Um digitale Anwendungen und Services nutzen zu können, bedarf es einer Anmeldung am Benutzerkonto.

Es werden Daten folgender Kategorien erhoben und verarbeitet:

• Administrative Krankenversicherungsdaten (z.B. Versichertennummer)
• Administrative Registrierungsdaten (z.B. App-Code und Passwörter)
• Nutzungsdaten (z.B. Zeitpunkt des Logins, Anzahl der Fehlversuche beim Login)

D.5.4 Fehleranalyse durch einen Fehlerreport versenden

Zur Fehleranalyse und Fehlerbehebung im Rahmen des Registrierungsprozesses für die digitale Identität werden Daten von der DAK-Gesundheit und ihren Dienstleistern im IAM automatisiert und pseudonymisiert gespeichert.

Zusätzlich zu den automatisiert aufgezeichneten Daten kann der Nutzer der DAK ePA App sowie der DAK ePA Desktop App im Fehlerfall ein Report an die DAK-Gesundheit und ihren Dienstleistern versenden.

Diese übermittelten Daten werden ausschließlich zur Fehlerbehebung analysiert.

Es handelt sich um Daten folgender Kategorien:

• Gerätedaten (z.B. Gerätemodell, Version des Betriebssystems, Version der App)
• Nutzungsdaten (z.B. technische Beschreibung des Fehlers, Zeitpunkt des Fehlers, Session-ID)

E. Nutzung der elektronischen Patientenakte (ePA) / Datenspeicher über die App

E.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung für den Versicherten

E.1.1 Start mit Login Maske

Der Versicherte startet die App, nach erfolgter Registrierung und Identifizierung.

Zuerst erscheint die Login Maske, in die der Versicherte seine Zugangsdaten (Versichertennummer und Passwort sowie zur Auswahl App-Code, Gesundheitskarte oder Personalausweis) eingibt.

Alternativ können, unter bestimmten Voraussetzungen, auch biometrische Verfahren (z.B. Fingerabdruck oder Gesichtserkennung) für die Anmeldung in der ePA-App genutzt werden.

E.1.2 Nutzung der ePA

Beim ersten Start der Anwendung erhält der Versicherte einen ersten Überblick über die Nutzungsmöglichkeiten seiner ePA-App.

Beim regulären Start kann der Versicherte kann zwischen den folgenden Anwendungen wählen:

• Anwendung der elektronischen Patientenakte
• Anwendung E-Rezept-Modul
• Anwendung Organspende-Register (OGR)

Diese Anwendungen können unabhängig voneinander genutzt werden. Die Anmeldeinformationen werden dabei in die jeweilige Anwendung übernommen.

Über das Profilbild kann der Nutzende seine Patientenakte aufrufen und seine persönlichen Daten verwalten.

Folgende Bereiche werden angezeigt:

1. Praxen und Einrichtungen
2. Sie vertretende Personen
3. DiGAS – Gesundheitsapps
4. Ihre Krankenkasse
5. Über die Patientenakte
6. Geräte verwalten
7. E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen verwalten
8. Benachrichtigungen & Hinweise
9. Einwilligungen & Widersprüche
10. Aktivitätenprotokoll

Es werden die Daten gespeichert, die der Versicherte in seine digitale Patientenakte einstellt, bzw. die von Dritten dorthin hochgeladen werden. Hierbei kann es sich auch um Gesundheitsdaten nach Artikel 9 der DSGVO handeln.

E.1.4 Nutzung E-Rezept-Modul

Der Versicherte kann in der ePA-App über das E-Rezept-Modul alle elektronischen Verordnungen, die von Ärztinnen und Ärzten sowie Zahnärztinnen und Zahnärzten ausgestellt wurden, über den Fachdienst E-Rezept abrufen. Zusätzlich kann der Versicherte weitere Inhalte wie z. B. Medikament und Einnahmehinweise einsehen sowie mit der Apotheke kommunizieren.

E.1.5 Nutzung Organspende-Register (OGR)

Die ePA-App enthält einen Absprung zur Website des OGR. Wechselt der Nutzer aus der ePA-App in das OGR, wird die Gesundheits-ID zur Authentisierung an das Webportal weitergleitet, um die Anmeldung zu vereinfachen.

E.1.6 Patientensouveränität in der ePA

Versicherte haben das Recht,

• zu wissen, welche Daten von Ihnen gespeichert werden,
• dass Ihre Daten geändert werden, wenn sie falsch sind,
• dass Ihre Daten gelöscht werden, wenn sie nicht mehr gebraucht werden,
• dass nur so viele Daten gesammelt werden, wie nötig und
• sich Ihre Daten als Datei zuschicken zu lassen.

Diese Rechte sind in der Daten-Schutz-Grund-Verordnung (DSGVO) Artikel 13 bis 21 geregelt.

Die Preisgabe persönlicher Informationen wird folglich durch die Versicherten selbst kontrolliert und gesteuert.

Zusätzlich steht die Information zur aktuell genutzte App Version bereit.

E.2 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung für vertretende Personen

Versicherte können für Ihre Patientenakte einen oder mehrere vertretende Personen berechtigen. Die vertretende Person nutzt die eigene ePA-App seiner Krankenkasse zur Wahrnehmung der Vertretung. Bei der Einrichtung wird der Name, die E-Mail-Adresse und die Versichertennummer (KVNr) angegeben und gespeichert. Wenn die vertretende Person in der Patientenakte als Vertretung handelt, können alle technisch möglichen Aktionen anstelle des Versicherten ausgeführt werden.

Vertretende Personen können keine weiteren vertretenden Personen für die vertretene Patientenakte einrichten und auch nicht die Patientenakte für den Versicherten insgesamt löschen.

Bei der Vertretung innerhalb der ePA erfolgt eine Datenverarbeitung wie in Kapitel D1 beschrieben.

E.3 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Speicherung personenbezogener Daten in der ePA ist §§ 342 Abs. 1 SGB V, 344 Abs. 1 Satz 1 SGB V.

E.3.1 Zweck der Datenverarbeitung

Zweck der Datenverarbeitung ist die Nutzung des ePA durch den Versicherten zur Archivierung und Verwendung seiner individuellen Gesundheitsinformationen.

E.3.2 Dauer der Speicherung

Die Daten werden durch den Versicherten gelöscht, wenn er entscheidet, dass die in der ePA gespeicherten Daten nicht mehr benötigt werden.

Zudem werden sämtliche Inhaltsdaten gelöscht, wenn der Versicherte seiner ePA für alle widerspricht.

F. Kontaktvarianten

F.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

In der ePA sind diverse Kontaktkanäle enthalten, die von dem Versicherten für die elektronische Kontaktaufnahme mit uns genutzt werden können.

F.2 Chatbot

Die Beantwortung von Fragen zur ePA kann über einen automatisierten Chatbot erfolgen. Ein Chatbot ist ein digitaler Assistent, mit dem Sie durch Text- oder Spracheingabe kommunizieren können. Über den Chatbot erhalten die Versicherten Zugang zu standardisierten Supportprozessen und Leistungsinhalten des Versichertenhelpdesks (VHD) im Rahmen der ePA. Die grundsätzliche Funktionalität umfasst dabei

1. die Beantwortung von Fragen zur ePA,
2. den Dialog zur Annahme von Störungen mit Hinweis auf bestehende Störungen und der Möglichkeit, sich zu einer solchen über die Erstellung eines Tickets zu registrieren,
3. die Möglichkeit zum Übergang in einen Live-Chat-Dialog,
4. die Möglichkeit zur Platzierung eines Rückrufwunsches und
5. die Hinweisfunktion, dass hier keine Beratung zum Versicherungsverhältnis stattfindet.

Verarbeitete Daten sind hierbei die bereits vom Versicherten hinterlegten Verifikationsdaten, sowie die von ihm freiwillig, im Chatbot eingegebenen Daten. Anfragen werden im Chatbot geloggt. Eine Erfassung von Kontaktdaten sowie eine Dokumentation als Ticket erfolgt nicht.

Kann eine Frage zur ePA nicht im Chat mit dem Chatbot beantwortet werden oder benötigt der Versicherte anderweitige direkte Unterstützung – beispielsweise bei der Meldung einer Störung – besteht die Möglichkeit, diese ad hoc über einen Live-Chat anzufordern oder einen Rückrufwunsch anzugeben.

F.3 Vorgangsbearbeitungssystem (ITSM)

Alle Anfragen, welche über den Chatbot nicht gelöst werden können, werden zur weiteren Bearbeitung mit Hilfe eines sog. Vorgangsbearbeitungssystems erfasst und dokumentiert. Diese Anfragen werden persönlich von unseren Supportmitarbeitern bearbeitet. Sollte der Versicherte diesbezüglich einen Rückruf wünschen, muss noch optional eine Telefonnummer angegeben werden.

Gegebenenfalls muss zusätzlich noch eine Vorgangsbearbeitungsnummer auf Nachfrage durch den Versicherten angegeben werden; diese wird durch das Vorgangsbearbeitungssystem automatisch erzeugt und dem Versicherten übergeben.

Sollten die gemeldeten Themen nicht durch diese Variante beantwortet werden können, wird ebenfalls automatisiert ein anlassbezogenes internes Bearbeitungsticket erstellt. Je nach Bedarf wird diese Anfrage an einen verantwortlichen Mitarbeiter weitergeleitet und – insofern diese Option durch den Versicherten gewählt wurde – ein Rückruf initiiert.

Nimmt ein Versicherten die Möglichkeit des Rückrufs wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an uns übermittelt und gespeichert.

Die folgenden Daten sind durch den Versicherten einzugeben:

1. Name,
2. Kassenzugehörigkeit,
3. E-Mail-Adresse und
4. Telefonnummer.

F.4 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die im Rahmen der Kontaktaufnahme durchgeführten Datenverarbeitungsvorgänge für die ordnungsgemäße Abwicklung des Nutzungsvertrags mit dem Versicherten über die ePA erforderlich sind.

F.5 Zweck der Datenverarbeitung

Die in diesem Abschnitt beschriebene Verarbeitung personenbezogener Daten wird durchgeführt, um Kontaktaufnahmen unserer Versicherten bearbeiten zu können und infolgedessen den Nutzungsvertrag über die ePA mit dem Versicherten durchführen zu können.

F.6 Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen. Dies ist der Fall, wenn die Krankenkasse entscheidet, dass spätestens drei Jahre nach Schließung des Vorgangstickets diese Daten gelöscht werden sollen.

F.7 Speicherorte aller ePA spezifischen Daten