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Tipp 1: Das richtige Zeitmanagement

Damit Ihnen die Arbeit auch im Homeoffice gelingt wird, ist ein durchdachtes Zeitmanagement notwendig. Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen können und müssen sich zum Beispiel aufgrund von Kinderbetreuung die Arbeitszeit flexibel einteilen. Mit dieser Flexibilität muss man aber erst umgehen lernen.

Um hier unnötigen Stress zu vermeiden, sollten Sie Arbeitsziele immer mit einer Zeitspanne definieren. Sinnvoll ist ein Puffer von 10 bis 20 Prozent der veranschlagten Zeit, da Sie so auch unvorhergesehene Arbeitsschritte abdecken können.

Grafik Darstellung FFP2-Masken

Tipp 2: Die gelungene Selbstorganisation

Der normale Arbeitstag beginnt bei den meisten Menschen mit dem morgendlichen Klingeln des Weckers. Ausgerichtet auf das Verlassen des Hauses wäscht man sich, genießt eine dampfende Tasse Kaffee erledigt, weitere Morgenroutinen. Im Büro selbst werden bestimmte Tätigkeiten abgespult und die aufgetragenen Arbeiten ausgeführt. Am Abend verlässt man beschwingt das Büro und der Feierabend kann beginnen.

Es kann im Homeoffice leicht passieren, dass dieser Tagesablauf durcheinandergerät. Daher ist es sinnvoll, wenn Sie sich hier entweder an Ihrer eingespielten Tagesstruktur orientieren oder sich für das Homeoffice eine neue zurechtzulegen.

Es bietet sich an, sich an den gewohnten Tagesablauf zu halten. Dies gilt für die Zeit vor dem Arbeitsbeginn, die Zeitspanne der Tätigkeiten und den Feierabend. Ja, diesen einzuhalten ist auch wichtig. Es gilt, wenn der Stift sprichwörtlich um 17 Uhr „fallengelassen“ wurde, nicht weiterzuarbeiten. Strukturierte Selbstorganisation im Homeoffice heißt auch, die Arbeit sein lassen zu können.

Das selbstorganisierte Arbeiten ist speziell in den Branchen Banken und Versicherungen (80 Prozent im Homeoffice), Datenverarbeitung und Informationsdienstleistungen (75 Prozent) und Bildung, Kultur und Medien (69 Prozent) der aktuelle Regelfall. Das ist ebenfalls ein Ergebnis der aktuellen DAK-Studie.

Tipp 3: Die beste Konzentration

Schon allein durch die Anwesenheit der Kolleginnen und Kollegen bleiben die meisten Büroangestellten „bei der Sache“. Ihre Konzentration im Büro fokussiert sich auf ihre Tätigkeit. Im Homeoffice sieht die Sache oft anders aus. Hier kann Ablenkung an jeder Ecke lauern. Ein gutes Buch auf dem Couchtisch, angenehme Gespräche mit dem Partner, Spielen mit den Kindern oder auch das spannende Fernsehprogramm – vieles lenkt vom Homeoffice-Alltag ab. Laut der DAK-Studie teilen sich knapp die Hälfte (46 Prozent) aller Befragten im Homeoffice die Kinderbetreuung mit ihrem (Ehe-)Partner.

Im Homeoffice ist jeder und jede auf sich gestellt, was das konzentrierte Arbeiten angeht. Einfache und übersichtliche To-do-Listen können hierbei eine große Hilfe sein. In diesen vermerken Sie neben den Aufgaben am besten auch eine unumstößliche Deadline. Eine weitere Methode, sich besser auf die Arbeit konzentrieren zu können, ist es, sich verschiedene Accounts für Privates und Berufliches einzurichten. So trennen Sie beide Bereiche effektiv. Damit fällt auch die „Ausrede“ weg, man wolle einfach kurz mal die sozialen Medien checken.

Einen Zusammenhang zwischen Konzentration, Produktivität und Homeoffice stellten zahlreiche Befragte in der aktuellen DAK-Studie her. 17 Prozent gaben an, bei der Heimarbeit weniger produktiv zu sein. 11 Prozent arbeiten zu Hause sogar produktiver als am normalen Arbeitsplatz. Knapp ¾ aller Befragten sagten allerdings, dass sie zu Hause ebenso produktiv arbeiten wie im Büro.

Grafik Darstellung Arbeiten im Homeoffice Vor- und Nachteile

Tipp 4: Die passende Selbstmotivation

Am Arbeitsplatz schaffen es gute Vorgesetzte, Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen zu motivieren. Die Leistungsbereitschaft scheint zu steigen, wenn diese von außen auf einen einwirkt. Dazu gehört z. B. die anspornende Leistung von Kollegen und Kolleginnen, der anstehende Leistungsbericht oder auch die verdiente Gratifikation. Vieles davon fällt im Homeoffice weg.

Dort übernimmt man selbst die Verantwortung, sich für die eigene Tätigkeit zu motivieren. Die Verlockung, sich einfach im Pyjama mit einem Kaffee in der Hand vor den heimischen Laptop zu setzen und loszulegen, mag einen gewissen Reiz haben. Aber auf längere Sicht ist das meist nicht motivationsfördernd.

DAK-Tipp: Bürokleidung auch im Homeoffice. Damit signalisiert man nicht nur sich selbst, dass nun die Arbeitszeit beginnt, sondern auch anderen Familienmitgliedern.

Zur Selbstmotivation im Homeoffice gehören auch eine positive Arbeitseinstellung sowie eine gesunde Lebensweise. Vielen hilft schon, wenn sie auf dem Weg zur Toilette an einem Spiegel vorbeikommen und sich einfach anlächeln oder zuzwinkern. Nach einer gewissen Zeit im Homeoffice erkennt man im Spiegel aber auch schnell den Ansatz eines kleinen Wohlstandsbäuchleins.

Der Grund: Leicht fällt man auch in den Trott, sich aufgrund von Social Distancing im Homeoffice weniger zu bewegen und schnelles Junkfood zu bestellen. Junkfood kann die Arbeitsmotivation allerdings im Laufe der Zeit senken, wenn man deswegen zunimmt. Es muss ja nicht immer Burger oder Pizza sein. Es gibt beim Bestellen auch viele gesunde Alternativen.

Viele Bauern bieten eine „gesunde Kiste“ oder ähnliches zum Liefern an. Gesundes Essen sorgt nicht nur für eine schlanke Linie, es schenkt dem Körper notwendige Nährstoffe und steigert damit die Selbstmotivation.

Tipp 5: Gegen Haltungsschäden und Rückenschmerzen

Im Büro sitzt man viel, aber nicht ständig. Spätestens bei Kaffeepausen, Meetings oder Gesprächen mit Kolleginnen und Kollegen auf dem Gang ist man in Bewegung. Zudem sorgen in vielen Büros ergonomische Bürostühle und -Tische für eine gesunde Sitzhaltung.

Im Homeoffice dagegen können wenig Bewegung und ein normaler Stuhl dafür sorgen, dass es schnell zu Rückenschmerzen oder Haltungsschäden kommt. Das Arbeiten an einem zu niedrigen Ess- oder Couchtisch verstärken diese noch.

DAK-Tipp: Regelmäßige Veränderungen der Sitzposition helfen dabei, Rückenschmerzen vorzubeugen. Jede Stunde aufzustehen und sich dehnen, recken und strecken ist ebenfalls von Nutzen. Morgensport im heimischen Wohnzimmer weckt nicht nur die Lebensgeister, er stärkt bei den richtigen Übungen auch den Rücken und macht ihn Homeoffice-fit.

Tipp 6: Regelmäßiges Lüften

Normale Luft enthält rund 21 Prozent Sauerstoff. Bei diesem Sauerstoffgehalt funktioniert unser Gehirn am besten. Im Büro sorgen aufmerksame Kollegen und Kolleginnen oder auch man selbst dafür, dass immer wieder durchgelüftet wird. Im Homeoffice übersieht man das leider allzu oft. Die Folge: Der Sauerstoffgehalt sinkt nach einigen Stunden unter 18 Prozent. Das merkt man daran, dass die Konzentration sowie die Aufmerksamkeit nachlassen. Speziell im Winter kann dies zu einem Problem werden, da durch die tiefen Außentemperaturen die Fenster seltener geöffnet werden. Ein Büro im eigenen Haushalt ist meist nicht der größte Raum. Daher ist die Atemluft darin bei geschlossener Tür schneller verbraucht. Der Sauerstoffgehalt sinkt rascher auf die angesprochenen 18 Prozent. Lüften ist der einzige Weg, frischen Sauerstoff schnell einzuleiten.

Am einfachsten stellt man sich am Laptop oder am Handy für jede Stunde einen Wecker. Erklingt das Signal, öffnet man für 2 bis 5 Minuten das Fenster und genießt die frische und konzentrationsfördernde Luft.

Die CO2-Konzentration in der Luft kann in einem Büro schnell die Marke von 0,1 Prozent erreichen. Das klingt nicht viel, aber in der freien Natur liegt sie deutlich darunter. Wer im Homeoffice also die Möglichkeit hat, einen Balkon, einen Garten oder eine Dachterrasse zu nutzen, sollte dies in regelmäßigen Abständen tun. Man wird wacher, konzentrationsfähiger und erholt sich zugleich.

Tipp 7: Das Arbeiten am Esstisch

Die meisten Büroangestellten haben einen festen Arbeitsplatz bei ihrem Arbeitgeber. Wer nun im Homeoffice arbeitet, hat in seiner Wohnung oftmals keinen abgeschlossenen Büroraum. In der Regel wird der Esstisch zum Heim-Arbeitsplatz umfunktioniert.

Es erleichtert das Arbeiten in den eigenen vier Wänden sehr, wenn Sie sich einen fixen Arbeitsplatz dafür suchen. Sitzt man dort, signalisiert man den anderen Bewohnern (Partner, Kinder) klar, dass man bei der Arbeit ist und nicht gestört werden will. Für den Heimarbeiter oder die Heimarbeiterin erleichtert dieser fixe Homeoffice-Platz auch das Trennen von Arbeit und Freizeit.

Tipp 8: Das transparente Kommunizieren

Grundsäulen des Homeoffice sind Vertrauen und eine gute Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrem Arbeitgeber. Hierbei hilft Transparenz.

Das bedeutet, dass sowohl der oder die Angestellte als auch die Führungskraft während der Bürozeiten immer erreichbar sind. Das schafft in einer neuen Situation Orientierung. Hier kann zum Beispiel eine virtuelle To-do-Liste helfen. Dabei werden Aufgaben offen und für jeden sichtbar zugewiesen und auch ebenso offen erledigt. Dies schafft neben der transparenten Kommunikation auch sogenannte intrinsische Motivation – kurz gesagt: Die Mitarbeiter wollen aus sich selbst heraus die Liste abarbeiten. Zudem fördert eine solche offene Maßnahme das Zusammengehörigkeitsgefühl.

Telefon- oder Videokonferenzen dienen hier nicht nur dem Austausch von Informationen, sondern ersetzen zumindest ein Stück weit die Sozialkontakte im Büro. So mancher fühlt sich dadurch auch angespornt, sich entsprechend der Bürokleiderordnung anzuziehen (siehe „Selbstmotivation).

Interessante Zahlen zu diesem Thema liefert die aktuelle DAK-Studie. Nutzen vor der Pandemie 17,4 Prozent der Beschäftigten zur Kommunikation Telefon- oder Videokonferenzen, stieg dieser Prozentsatz bis zum Erhebungstag auf 34,9 Prozent.

Tipp 9: Die Pausen

Arbeitspausen sind gesund. Man isst, schöpft neue Kraft und rekapituliert Erlebnisse. Ebenso wie die Arbeitszeiten sollten auch die Pausen im Homeoffice festgelegt und eingehalten werden. Im Büro steht man auf, holt sich einen Kaffee und gönnt sich so das kurze Durchatmen. Um dies auch im Homeoffice zu erreichen, sollten Sie die Kaffeemaschine (Teekocher, …) in einen anderen Raum als den Arbeitsbereich platzieren.

Wie auch beim Lüften können Sie sich einen Wecker für die Pausen stellen. Wichtig in diesen Pausen ist auch, diese den Kollegen mitzuteilen – denn, in dieser Zeit ist man AFK, also Away-from-Keyboard. Wichtig ist, Pausen abseits des festen Arbeitsplatzes zu verbringen. Viele Menschen suchen dabei das entspannte Gespräch mit dem Partner.

Tipp 10: Die Kommunikation mit den Arbeitskollegen

Kommunikation ist gerade in Zeiten des Homeoffice wichtiger denn je. In der heimischen Arbeitszeit sollten Sie für die Kollegen und Kolleginnen gut erreichbar sein. Das Telefon sollte immer griffbereit liegen, der E-Mail-Signalton gut hörbar sein und das Chat- bzw. Video-Programm immer aktiv. So verpassen Sie kein Gespräch oder keine E-Mail. Welcher Kommunikationskanal am besten geeignet ist, sollte man im Kollegenkreis vereinbaren.

Es ist ebenfalls wichtig, mit Kollegen und Kolleginnen außerhalb von Video- oder Telefonmeetings zu sprechen – auch außer Hörreichweite des oder der Vorgesetzten. So können Sie soziale Reibungspunkte oftmals entschärfen.

Die DAK-Studie nennt hier auch spannende Zahlen:

  • 76 Prozent aller Befragten veranstalten virtuelle Kollegentreffen – sozusagen virtuelle Kaffeepausen.
  • 19 Prozent aller Befragten tauschen sich mit Ihren Kollegen und Kolleginnen über das Intranet oder andere Online-Plattformen aus.

Auf die Frage, wie man die Treffen mit Kollegen gestalten könne, gab es folgende Antworten:

  • „Treffen nur mit Kollegen im Wechsel.“
  • „Virtuelle Koch-Events.“
  • „Die Mitarbeiter tauschen sich in virtuellen Kleingruppen aus.“

Fazit

Je mehr der Homeoffice-Alltag dem Büro-Alltag gleicht, desto besser. Sie sollten hier allerdings auch darauf achten, dass die Situation während der Heimarbeit sowohl körperlich wie auch geistig eine neue Herausforderung darstellt. Genug Bewegung, mehrere Sitzpositionen, regelmäßiges Lüften und Gespräche mit Kollegen und Kolleginnen, Vorgesetzten und Partnern halten Körper und Seele auch im Homeoffice gesund.