Umlageverfahren U1: Ausgleich für Zahlungen bei Krankheit

Was ist das Umlageverfahren U1?

Entgeltfortzahlungen wegen Krankheit stellen vor allem für kleinere Unternehmen eine Belastung dar. Um diese zu mildern, gibt es ein Ausgleichsverfahren – auch Umlageverfahren U1 oder Entgeltfortzahlungsversicherung genannt. Wer daran teilnimmt, erhält seine Aufwendungen teilweise erstattet.
Dafür entrichtet der Betrieb eine monatliche Umlage. Die Höhe richtet sich nach den Entgelten der Beschäftigten und dem gewählten Umlagesatz der jeweiligen Krankenkasse. 

Wer nimmt teil? 

Die Umlage U1 ist eine Pflichtversicherung für Firmen, die bis zu 30 Mitarbeitende beschäftigen. Die Prüfung zur Teilnahme am Umlageverfahren ist unbürokratisch: Jeder Arbeitgeber stellt selbst fest, ob sein Betrieb am Verfahren zum Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen im Krankheitsfall (U1) teilnimmt.

Immer am Jahresanfang prüfen Sie, ob Sie als Arbeitgeber umlagepflichtig nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) sind. Die Feststellung gilt dann für das laufende Kalenderjahr. Sie bleibt auch dann verbindlich, wenn sich im Laufe des Jahres die Anzahl Ihrer Beschäftigten verändert.
Als Berechnungsgrundlage gilt das vorherige Jahr. Haben Sie über einen Zeitraum von mindestens acht Kalendermonaten, die nicht zusammenhängend verlaufen müssen, nicht mehr als 30 Arbeitnehmer oder Arbeitnehmerinnen beschäftigt, sind Sie im neuen Jahr umlagepflichtig. Bei der Feststellung kann jeweils von der Zahl der am 1. des Kalendermonats Beschäftigten ausgegangen werden. Arbeitgeber, die ausschließlich Auszubildende beschäftigen, nehmen ebenfalls am Ausgleichsverfahren teil. Schwerbehinderte Menschen (SGB IX) und Auszubildende bleiben bei der Prüfung der Voraussetzungen zur Teilnahme unberücksichtigt. 

Mit unserem PDF können Sie Ihre Umlagepflicht feststellen:

Besonderheiten

Unternehmer mit mehreren Betrieben
Mancher Arbeitgeber besitzt als Einzelunternehmer (natürliche Person) mehrere Betriebe. In diesem Fall müssen alle Beschäftigten zusammengerechnet werden. Auf wie viele Betriebe sie verteilt sind, spielt in diesem Fall keine Rolle. Anders ist dies bei Unternehmern, deren Rechtsform eine juristische Person ist (zum Beispiel AG, GmbH, KG). In diesem Fall muss jedes Unternehmen einzeln beurteilt werden, die Beschäftigten werden nicht zusammengezählt. Das gilt auch, wenn es sich um eine juristische Person gleicher Art handelt.

Unternehmen, die nur einige Monate existierten
In diesem Fall nimmt der Arbeitgeber nur dann am Ausgleichsverfahren teil, wenn er im Vorjahr überwiegend nicht mehr als 30 Beschäftigte hatte.

Neugründungen von Unternehmen 
Unternehmer oder Unternehmerinnen, die im laufenden Kalenderjahr einen neuen Betrieb eröffnen, sind grundsätzlich ebenfalls umlagepflichtig. Auch in diesem Fall gilt die Grenze von 30 Beschäftigten in der überwiegenden Anzahl der Kalendermonate. Als Arbeitgeber schätzen Sie im Gründungsjahr, wie sich die Anzahl der Beschäftigten im laufenden Jahr entwickeln wird.

Planen Sie die Übernahme eines bestehenden Unternehmens, etwa als Nachfolger im Familienbetrieb, nehmen Sie ebenfalls am AAG teil, sofern Sie die Voraussetzungen erfüllen. Unser Tipp: Schätzen Sie die voraussichtliche Zahl der Beschäftigten sorgfältig, denn die getroffene Entscheidung bleibt auch dann maßgebend, wenn später die tatsächlichen Verhältnisse von der Schätzung abweichen oder wenn sich im Laufe des Jahres die Beschäftigtenzahl erheblich ändert.

Berechnung von Teilzeit-Beschäftigten
Bitte berechnen Sie Teilzeit-Beschäftigte nach folgendem Schema: 
10 Stunden wöchentlich beschäftigt: Faktor 0,25
20 Stunden wöchentlich beschäftigt: Faktor 0,5
30 Stunden wöchentlich beschäftigt: Faktor 0,75

Berechnungsgrundlagen für das Umlageverfahren

Das Umlageverfahren müssen Sie jeweils gemeinsam mit der Krankenkasse abstimmen, bei der die einzelnen Beschäftigten versichert sind bzw. über die Pflichtbeiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung abgeführt werden. Eine Ausnahme bildet die Landwirtschaft: Bei freiwilligen Mitgliedern einer landwirtschaftlichen Krankenkasse und bei saisonal beschäftigten Nebenerwerbslandwirten, die Mitglied einer landwirtschaftlichen Krankenkasse sind, wählt der umlagepflichtige Arbeitgeber die Ausgleichskasse.

Für geringfügig Beschäftigte ist immer die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See zuständig. Dies gilt sowohl für die Umlagezahlung als auch für die Erstattungen.

Errechnet wird die Umlage aus dem Arbeitsentgelt bis zur Bemessungsgrenze (BBG) der gesetzlichen Rentenversicherung:

Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt nach § 23a Viertes Buch Sozialgesetzbuch (SGB IV) bleibt bei der Berechnung der Umlage unberücksichtigt.

Erstattungssatz wählen

Wählen Sie Ihren Erstattungssatz und senden Sie uns das Formular an:
DAK-Gesundheit Postzentrum, 22788 Hamburg

Bitte nutzen Sie für 2025 diesen Antrag:

So funktioniert das Einzugsverfahren für die U1

Für die Umlagen U1/U2 gelten die gleichen Fälligkeiten wie für die übrigen Sozialversicherungsbeiträge. Bitte geben Sie die Umlage im gleichen Beitragsnachweis an.

Sollte die Rentenversicherung bei Ihnen eine Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV durchführen, wird auch die ordnungsgemäße Berechnung und Bezahlung der Umlagen sowie die Selbstfeststellung des Arbeitgebers geprüft.

Auch bei der Verjährung gelten dieselben Fristen wie bei den übrigen Sozialversicherungsbeiträgen. Eine Umlage verjährt vier Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie fällig geworden wäre (§ 25 SGB IV).

Wie viel Geld wird erstattet?

Im Falle einer Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers werden dem Arbeitgeber – je nach Wahl des Erstattungssatzes – bis zu 80 Prozent seiner Aufwendungen erstattet. 

Welche Aufwendungen werden erstattet?

Einen Anspruch auf Erstattung nach dem AAG haben Arbeitgeber nur für Aufwendungen nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG). Dabei wird das Bruttoarbeitsentgelt zugrunde gelegt. Einmalzahlungen werden nicht berücksichtigt. Bitte übermitteln Sie den Erstattungsantrag über ein entsprechendes Abrechnungsprogramm per Datenübertragung. Dieser Antrag ist auch dann erforderlich, wenn der Erstattungsbetrag mit den zu zahlenden Beiträgen verrechnet werden soll. 

Der Erstattungsanspruch besteht nur für Zeiträume, für die Arbeitsentgelt auf der Grundlage von § 3 Abs. 1 und 2 sowie § 9 Abs. 1 EFZG fortgezahlt wird. Nicht dazu gehört beispielsweise Arbeitsentgelt, das für einen Zeitraum von mehr als sechs Wochen fortgezahlt wird. Auch Lohn und Gehalt, das bei einer Arbeitsunfähigkeit in den ersten vier Wochen eines Beschäftigungsverhältnisses gezahlt wird (§ 3 Abs. 3 EFZG), ist nicht erstattungsfähig. 

Satzungsregelungen der Krankenkassen

Krankenkassen können mit Hilfe einer Satzungsregelung die Höhe der Erstattung begrenzen. Laut Satzung der DAK-Gesundheit sind mit der prozentualen Erstattung des fortgezahlten Bruttoarbeitsentgelts die Arbeitgeberanteile am Gesamtsozialversicherungsbeitrag mit abgegolten. Die Höhe des zu erstattenden Arbeitsentgeltes wird im Gesetz nicht auf die Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung beschränkt. Die DAK-Gesundheit hat in ihrer Satzung jedoch eine Begrenzung auf die Beitragsbemessungsgrenze der Deutschen Rentenversicherung Bund vorgenommen, da auch die Umlagen nur bis zu dieser Bemessungsgrenze berechnet werden.

Vier DAK-Umlagesätze stehen zur Wahl

Nehmen Sie als Arbeitgeber neu am Ausgleichsverfahren bei der DAK-Gesundheit teil, etwa weil Sie Ihr Unternehmen erst gegründet haben oder bisher keiner Ihrer Beschäftigten bei uns versichert war, wählen Sie bitte innerhalb von zwei Monaten nach Beginn der Teilnahme einen Erstattungssatz.

Die Wahl eines Erstattungssatzes gilt für das gesamte Kalenderjahr und, sofern keine neue Wahl erfolgt, auch für die folgenden Kalenderjahre. Der jeweilige Erstattungssatz gilt für alle Beschäftigten, für die Sie Umlagen an die DAK-Gesundheit abführen.

Diese Unternehmen sind nicht ausgleichsfähig

Für folgende Institutionen gilt das AAG nicht:

• Bund, Länder, Gemeinden, Gemeindeverbände sowie Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts
• Vereinigungen, Einrichtungen, Unternehmen mit Bindung an Tarifverträge des öffentlichen Dienstes
• Verbände von Gemeinden, Gemeindeverbänden und kommunalen Unternehmen sowie deren Spitzenverbände 
• Zivile Arbeitnehmer bei Dienststellen ausländischer Streitkräfte und der NATO
• Hausgewerbetreibende und gleichgestellte Personen
• Nach dem Zweiten Gesetz über die Krankenversicherung der Landwirte versicherte mitarbeitende Familienangehörige eines landwirtschaftlichen Unternehmers
• Spitzenverbände der freien Wohlfahrtspflege und ihre Untergliederungen, Einrichtungen und Anstalten (eine freiwillige Teilnahme ist jedoch möglich)
• Betriebe, bei denen Arbeitgeber mit Genehmigung des Bundesministeriums für Gesundheit und Soziale Sicherung (BMGS) Einrichtungen zum Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen errichtet haben.