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Ärzte

Vivy-Anfragen von Patienten bearbeiten

Wenn ein Patient ein Dokument anfragt, werden Sie vom Vivy-Team eine E-Mail erhalten. In dieser ist vermerkt, welches Dokument von welchem Patienten angefragt wurde. Außerdem enthält das Schreiben einen Internetlink, der bei Klick darauf eine Webseite öffnet. Dort könne Sie das Dokument entweder über eine Dateiauswahl oder durch Hinschieben der Datei per Drag-and-Drop hochladen.

Das Dokument selbst wird beim Hochladen verschlüsselt: Nur der Patient selbst kann die Dateien mit seinem privaten Schlüssel in der Vivy-App auf seinem Smartphone einsehen. Vivy selbst stellt die Identität des Patienten durch Video-ID-Mechanismen sicher. So haben Unbefugte kaum eine Chance, an die sensiblen medizinischen Daten zu gelangen.

Vorteile der elektronischen Gesundheitsakte Vivy

Die elektronische Gesundheitsakte Vivy hilft die Kommunikation zwischen Arzt und Patient zu verbessern. Dabei profitieren beide von folgenden Vorteilen:

  • Sicherer Datentransfer durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
  • Einheitlicher, leicht verständlicher Übertragungsvorgang
  • Papierlose, digitale Übermittlung von Befunden spart Zeit und Geld
  • Patienten haben Ihre Gesundheitsakte immer im Smartphone dabei, und können Sie zu Arztbesuchen mitbringen

Die Vivy-App ist ab sofort für jeden in den App Stores für Android-Smartphones und iPhones erhältlich. Erfahren Sie mehr über die Funktionsweise der Vivy-App in unserer Mediathek. Weitere Antworten zur elektronischen Gesundheitsakte Vivy finden Sie auch in unserer nachfolgenden Zusammenstellung der wichtigsten Fragen und Antworten.

Fragen und Antworten zur elektronischen Gesundheitsakte Vivy

  • Allgemeines zu Vivy

    Was ist der Vorteil von Vivy für mich als Arzt?

    Als Arzt sind Sie verpflichtet, Dokumente an Ihre Patienten auszuhändigen, wenn diese das wünschen. Wir möchten diesen Vorgang für Sie kostenlos und möglichst einfach machen. Außerdem können Sie die Dokumente anderer Ärzte bei Ihrem Patienten einsehen. In der Pilotphase unserer App bieten wir interessierten Praxen eine kostenlose und unverbindliche Partnerschaft an. Im Partnerprogramm wird die App bei Dokumentenanfragen auf Sie bzw. Ihre Praxis personalisiert (z.B. mit Foto, Layout, Name) und bietet somit aus Marketingperspektive einen Mehrwert für Sie.

    Sie bekommen außerdem Gutscheine für Ihre Patienten zur kostenfreien Nutzung der App für ein Jahr, eine Einweisung in die Funktionsweise und werden in unserer App als Partner genannt. Als Ambassador-Partner bekommen Sie darüber hinaus einen direkten Ansprechpartner in unserem Support und haben Einfluss auf die Produktentwicklung durch Priorisierung Ihres Feedbacks. Bei Interesse kontaktieren Sie unsere Berater unter ambassador@vivy.com.

    Was kostet es, die Vivy-App zu nutzen?

    Die Funktionen des Dokumentenaustauschs mit Ihren Patienten ist für Sie als Arzt kostenlos. Sollten Ihre Patienten an der Nutzung interessiert sein, bieten wir Praxen eine Partnerschaft an, bei der Sie kostenfreie Gutscheine für eine einjährige App-Nutzung erhalten. Weitere Informationen zu diesem Programm finden Sie hier.*

    Gehen meine Patienten ein Abo ein, wenn Sie die App mit unserem Voucher-Code freischalten? Was passiert nach dem kostenlosen Jahr?

    Die App steht Ihren Patienten für ein Jahr kostenlos zur Verfügung. Im Anschluss kann sich der Patient entscheiden, die App weiter im vollen Umfang zu nutzen oder auch ohne Kosten immer noch Zugriff auf die bereits vorhandenen Dokumente zu haben. Versicherte der DAK-Gesundheit können die App weiterhin kostenfrei verwenden.

    Mein Patient hat die App, aber keinen Einladungscode. Woher bekomme ich den?

    Einladungscodes werden momentan nur den Vivy-Partnerpraxen an. Gerne können Sie uns kontaktieren, um auch von den Vorteilen einer Partnerschaft mit Vivy zu profitieren. Hier finden Sie weitere Informationen zu unserem Partnerprogramm*. Ab dem 13.09.2018 wird die Code-Sperre aus Vivy verschwinden. Die App ist dann vollumfänglich für alle nutzbar.

    Woher bekomme ich Infomaterial für meine Patienten?

    Kontaktieren Sie bitte das Vivy-Vertriebsteam, das Ihnen gerne Informationsmaterial zusendet, unter ambassador@vivy.com.

    Wie ist der Kontakt zu Ihnen, gibt es eine Hotline?

    Sie können sich jederzeit bei Fragen über den Chat auf unserer Website oder per E-Mail an uns wenden. Die Hotline für Ärzte erreichen Sie unter 030 5683 9530 (Mo bis Fr von 10 bis 18 Uhr). Gerne nehmen wir auch Ihr Feedback auf, da es uns wichtig ist, unsere App ständig zu verbessern.

    Kann ich selbst Vivy benutzen?

    Das können Sie sehr gerne. Kontaktieren Sie uns, damit wir Ihnen einen Einladungscode schicken können. Allerdings sollten Sie, sofern möglich, die Anmeldung unter Ihrer privaten E-Mail-Adresse durchführen, um Missverständnisse mit ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse bei Dokumentenanfragen zu vermeiden.

    Gibt es einen Bereich für unsere Praxis? Kann ich mir ein Vivy-Konto für meine Praxis erstellen?

    Sie können aktuell kein eigenes Vivy-Konto im Namen Ihrer Praxis anlegen. Dennoch haben Sie die Option, an dem Partnerprogramm für Ärzte teilzunehmen und somit die App bei einer Dokumentenanfrage eines Patienten auf Sie mit Bild, Layout, Namen, Telefonnummer und Link zu Ihrer Website zu personalisieren. Bitte kontaktieren Sie unsere Berater unter „ambassador@vivy.com“.

    * Sie werden auf eine externe Seite weitergeleitet.

  • Dateien an Patienten schicken

    Ich habe eine Anfrage bekommen, wie stelle ich dem Patienten die Dokumente zur Verfügung

    Wenn Sie dem Link in der E-Mail folgen, können Sie das ausgewählte Dokument hochladen. Klicken Sie dazu entweder auf das Plus und durchsuchen Sie Ihren Computer nach dem betreffenden Dokument. Alternativ können Sie das gespeicherte Dokument auch vom Ordner oder Desktop direkt in die Box ziehen und es so hochladen („Drag and Drop“). Eine genaue Anleitung finden Sie hier (Sie verlassen das Angebot der DAK-Gesundheit).

    Mein Patient ist kein Vivy Nutzer, kann ich ihm trotzdem etwas schicken?

    Momentan ist es nicht möglich, ohne die Anfrage eines Patienten ein Dokument zu verschicken. Daher können Sie nur Nutzern von Vivy ein Dokument schicken, wenn diese vorher eine Anfrage gestellt haben.

    Mein Patient nutzt Vivy. Wie kann ich ihm Dokumente schicken, wenn er in der Praxis ist?

    Das direkte Verschicken ohne Anfrage des Patienten ist noch nicht möglich. Der Patient muss zunächst eine Anfrage über die Vivy-App stellen. Im Anschluss erhalten Sie als Arzt einen Link per E-Mail, unter dem sie das Dokument hochladen können. Diese E-Mail wird momentan noch manuell verschickt, weshalb es zu einer Verzögerung kommen kann.

    Mein Patient sagt, er habe Dokumente angefragt, ich finde aber die E-Mail nicht.

    Bitte schauen Sie zunächst in Ihrem Spam-Ordner, ob Ihr System unsere Anfrage fälschlicherweise dorthin verschoben hat. Manche eifrige Praxishilfe hat unsere Anfrage auch schon gelöscht, daher kann auch der Blick in den Papierkorb des Mailprogramms hilfreich sein. Ist die E-Mail auch dort nicht auffindbar, kontaktieren Sie uns bitte.

    Kann ich auch ohne Anfrage ein Dokument schicken?

    Aktuell können Sie Ihrem Patienten nur dann ein Dokument schicken, wenn dieser in der App danach gefragt hat.

    Welche Daten/Dokumente möchte der Patient?

    Ihr Patient fragt die Daten aus seiner letzten Behandlung an. Sollte es weiterhin für Sie unklar sein, welche Dokumente er genau benötigt, fragen Sie bitte bei Ihrem Patienten nach.

    Will der Patient seine ganze Patientenakte?

    Normalerweise fragt ein Patient die Daten seiner letzten Behandlung bei Ihnen an. Manchmal kann es jedoch auch vorkommen, dass er die ganze Patientenakte benötigt. In diesem Fall wird er sich aber sicherlich erneut bei Ihnen melden.

    Kann ich mit einem anderen Arzt ein Dokument teilen?

    Aktuell können Sie nur mit Ihrem Patienten Dokumente teilen. Dieser kann jedoch die von Ihnen gesendeten Dokumente an andere Ärzte weiterleiten.

    Ich habe das falsche Dokument hochgeladen/dem falschen Patienten ein Dokument geschickt.

    Bitte wenden Sie sich per E-Mail, Chat oder Telefon an unseren Kundenservice.

  • Organisatorisches

    Der Behandler, auf den sich die Anfrage bezieht, ist nicht mehr bei uns in der Praxis.

    Sollten Sie dennoch die Unterlagen in der Praxis haben, können Sie das Dokument schicken. Sollte der Behandler die Unterlagen mitgenommen haben, bitten wir um eine kurze Antwort auf die E-Mail-Anfrage.

    Der Patient ist nicht mehr bei uns in der Praxis. Muss ich dennoch seine Daten herausgeben?

    Auch wenn die letzte Behandlung bereits vor einiger Zeit durchgeführt wurde, sind Sie dennoch zur Herausgabe der Unterlagen verpflichtet.

    Der Patient war nie hier, den kennen wir nicht. Was soll ich tun?

    Vermutlich hat der Patient in der App den falschen Arzt ausgewählt. Bitte antworten Sie auf die E-Mail mit der Anfrage, wir kümmern uns gerne darum.

    Die angefragte Datei ist gelöscht, da mehr als zehn Jahre vergangen sind. Was soll ich tun?

    Bitte antworten Sie auf die E-Mail Anfrage mit der Aussage, die Datei sei älter als zehn Jahre; wir geben diese gerne weiter.

  • Technische Fragen

    In welchem Format kann ich Daten austauschen?

    Dokumente können in sämtlichen Formaten verschickt werden. PDF-Dateien und Dokumente in den gängigen Bildformaten (z.B. JPG, PNG) können in der App geöffnet und eingesehen werden.

    Über welche Kanäle kann ich die Daten schicken?

    Da wir eine sichere Verschlüsselung nur über unsere App gewährleisten können, müssen die Daten von Ihnen online hochgeladen werden. Bitte schicken Sie keine Dateien per E-Mail. Wir arbeiten aktuell an anderen, noch einfacheren Lösungen.

    Gibt es eine Größenbeschränkung der Daten?

    Da die Daten bei uns und nicht auf dem Smartphone gespeichert werden, gibt es keine Größenbestimmung der Daten. Bedenken Sie aber bitte, dass große Dateien die Leistungsfähigkeit eines Smartphones überschreiten können.

    Gibt es eine Anbindung an Praxissoftware?

    Aktuell gibt es noch keine Anbindung, wir arbeiten aber an Lösungen. Weiter unten finden Sie eine Anleitung, wie Sie Dateien aus vielen Praxissoftware-Systemen exportieren können.

    Gibt es eine Alternative zum Hochladen im Web?

    Sie können Dokumente auch per Fax schicken. Der Patient hat die Möglichkeit, ein Dokument abzufotografieren und in der App zu speichern. An weiteren Lösungen arbeiten wir gerade.

    Wie bekomme ich die Datei aus der Praxissoftware in ein Upload?

    Sie können die Datei ausdrucken und faxen oder als Datei speichern und per Upload schicken. Für einige Systeme finden Sie hier Anleitungen:

    Mediatixx xIsinet

    • Laden Sie sich den PDF-Creator oder ein vergleichbares Programm herunter.
    • Öffnen Sie das Dokument in isynet und gehen Sie auf „Drucken“.
    • Wählen Sie den PDF Creator aus und klicken Sie auf „Drucken“.
    • Benennen Sie die Datei benennen und klicken auf „Ablage“.
    • Wählen Sie nun den Speicherort aus
    • Zuletzt klicken Sie auf „OK“
    • Nun können Sie dem Link in der E-Mail von Vivy folgen und dort die Datei hochladen.

    MediDok

    • Öffnen Sie das Dokument in MediDok und positionieren Sie die Maus auf dem Dokument.
    • Klicken Sie auf das Druckersymbol in der nun erscheinenden kleinen schwarzen Leiste im oberen Bereich.
    • Wählen Sie als Drucker den PDF-Creator aus und klicken Sie auf OK.
    • Benennen Sie die Datei und speichern Sie sie an dem entsprechenden Ort (Desktop, Patientenordner etc).
    • Nun können Sie dem Link in der E-Mail von Vivy folgen und dort die Datei hochladen.

    PergamonView

    • Bild bzw. Datei in PergamonView aufrufen.
    • Oben links auf „Datei“ klicken und im Menu „Ansicht speichern als JPEG” auswählen.
    • Checkbox „Aktives Fenster“.
    • Datei auf Desktop oder im jeweilgen Patientenordner ablegen.
    • Nun können Sie dem Link in der E-Mail von Vivy folgen und dort die Datei hochladen.

    Sidexis

    • Patienten auswählen
    • Bild auswählen (Doppelklick)
    • „Exportieren“ wählen
    • „2D-Export“ wählen
    • Speicherort wählen (am besten erstellen Sie einen Ordner “Vivy-Patienten” auf dem Desktop)
    • Nun können Sie dem Link in der E-Mail von Vivy folgen und dort die Datei hochladen.

    Albis

    • Laden Sie sich den PDF-Creator oder ein vergleichbares Programm runter.
    • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Daten, die exportiert werden sollen.
    • Klicken Sie nun auf „Drucken“.
    • „Drucker“ klicken und den PDF-Creator auswählen.
    • Wählen Sie nun den Speicherort (am besten erstellen Sie einen Ordner „Vivy-Patienten“ auf dem Desktop).
    • Nun können Sie dem Link in der E-Mail von Vivy folgen und dort die Datei hochladen.

    Mit welchen Praxisinformationssystemen funktioniert Vivy?

    Aktuell gibt es noch keine Anbindung von Vivy an Praxissoftware. Wir arbeiten aber an Lösungen, um diesen Service in Zukunft anbieten zu können.

  • Übertragen von Dateien

    Der Upload im Web funktioniert nicht / ist abgebrochen. Was soll ich tun?

    Schließen Sie bitte die Webseite und versuchen Sie es erneut. Sollten Sie immer noch Probleme haben, kontaktieren Sie bitte unsere Ansprechpartner für Ärzte.

    Der Web Upload ist zu aufwändig, gibt es etwas Einfacheres?

    In der E-Mail ist auch ein Link zum Upload per Fax enthalten. Wenn Sie diesem folgen, wird eine temporäre Faxnummer angezeigt, mit der Sie das Dokument direkt in die App des Patienten faxen können. Bitte beachten Sie, dass diese Faxnummer nur temporär funktioniert – und auch nur in dieser Zeit für genau diesen Patienten zur Verfügung steht. Benutzen Sie diese daher bitte nur in der vorgegebenen Zeit und nur für den angegebenen Patienten.

    Ich kann den Upload nicht aufrufen. Was kann ich tun?

    Prüfen Sie bitte zuerst, ob Sie eine funktionierende Internetverbindung haben. Schließen Sie das Browserfenster und versuchen Sie erneut den Upload aufzurufen. Hier finden Sie die Systemvoraussetzungen für Vivy. Sollten Sie weiterhin Herausforderungen haben, schreiben Sie uns gerne unter support@vivy.com.

    Die PIN funktioniert nicht.

    Kontaktieren Sie bitte den Patienten, damit er Ihnen das Dokument erneut zusendet.

    Die PIN ist abgelaufen.

    Aus Sicherheitsgründen sind Link und PIN nur eine begrenzte Zeit gültig. Sollte diese Zeit abgelaufen sein, kontaktieren Sie bitte den Patienten, damit er Ihnen das Dokument erneut zusendet.

    Der Download funktioniert nicht.

    Prüfen Sie zuerst, ob Sie eine funktionierende Internetverbindung haben. Schließen Sie das Browserfenster und versuchen Sie erneut den Download. Die Systemvoraussetzungen finden Sie hier. Sollten Sie weiterhin Probleme haben, kontaktieren Sie bitte unseren Kundenservice.

    Der Link vom Patienten-Smartphone geht nicht.

    Bitte überprüfen Sie, ob Sie diesen komplett und korrekt eingegeben haben, also einschließlich des „https“ am Anfang des Links.

  • Dokumente von Patienten empfangen

    Wie kann ein Patient uns Daten zukommen lassen?

    Ihr Patient kann in der App unter „meine Dokumente“ das entsprechende Dokument öffnen und mit Klick auf das „Teilen“-Symbol weiterleiten. Wählt er „mit Arzt“ aus und sucht Ihre Praxis, kann er es per E-Mail teilen. Wenn er bei Ihnen vor Ort ist, kann er „Link abrufen“ anklicken, dann können Sie auf Ihrem Computer direkt die URL (Web-Adresse) aufrufen und den Code eingeben, um Zugriff zu erhalten. Eine genaue Anleitung finden Sie hier*.

    Wir haben ein Dokument von einem Patienten bekommen, der nicht in unserer Praxis geführt ist.

    Wenn ein Patient dem falschen Arzt (in diesem Fall Ihnen) ein Dokument sendet, möchten wir Sie bitten, das Dokument zu löschen. Gerne können Sie uns per E-Mail darüber informieren.

    * Sie werden auf eine externe Seite weitergeleitet.

  • Datenschutz und Rechtliches

    Muss ich dem Patienten die Daten geben?

    Im § 630g des BGB ist die Einsichtnahme in die Patientenakte geklärt: „Dem Patienten ist auf Verlangen unverzüglich Einsicht in die vollständige, ihn betreffende Patientenakte zu gewähren, soweit der Einsichtnahme nicht erhebliche therapeutische Gründe oder sonstige erhebliche Rechte Dritter entgegenstehen.“ Zur digitalen Abschrift heißt es: „Der Patient kann auch elektronische Abschriften von der Patientenakte verlangen.“

    Kann ich Befunde nicht einfach per E-Mail schicken?

    Beim unverschlüsselten Versand per E-Mail sind die sensiblen Daten nicht so geschützt, wie durch die Vivy-App. Bereits mehrfach wurden EMail- Anbieter gehackt. Um die Schweigepflicht einzuhalten, ist es daher besser, den komfortablen und sicheren Upload von Vivy zu nutzen.

    Wie gewährleistet Vivy Datensicherheit?

    Vivy wurde durch den TÜV Rheinland bezüglich Schutz und Sicherung von sensiblen Daten zertifiziert. Die Wirksamkeit der Schutzmaßnahmen wird durch den TÜV Rheinland regelmäßig überwacht. Vivy ist außerdem ePrivacy zertifiziert. Die Rechenzentren, in denen die Daten verschlüsselt gespeichert werden, haben ihren Sitz in Deutschland und haben ISO 27001 und ISO 9001 Zertifizierungen. Die EU Datenschutzrichtlinie und die Datenschutz-Grundverordnung werden selbstverständlich erfüllt. Viele medizinische Daten sind in der Vivy App Ende-zu-Ende verschlüsselt (Notfalldaten, Impfungen, Medikamente, Dokumente vom Arzt). Dabei generiert der Nutzer einen öffentlichen und einen privaten Schlüssel auf seinem Smartphone. Einmal mit dem öffentlichen Schlüssel codierte Daten können nur noch mit dem privaten Schlüssel – auf den allein der Nutzer Zugriff hat – sichtbar gemacht werden. Damit ist die Auslesung von medizinischen Daten für Unbefugte nicht möglich, übrigens auch nicht für Mitarbeiter von Vivy oder der DAK-Gesundheit. Sämtliche in Vivy gespeicherten Daten sind immer verschlüsselt, jeglicher Datentransport erfolgt mindestens über ein gesichertes https-Protokoll. Der Zugang zur App und damit zu den darin gespeicherten Daten ist ausschließlich per Login möglich.

    Wie stellt Vivy sicher, dass das wirklich mein Patient (und die Person wie angegeben) ist?

    Bevor der Patient eine Dokumentenanfrage in der Vivy-App machen kann, muss seine Identität durch Abgleichen eines Videos von ihm und seines Personalausweises durch uns bestätigt werden. Die Übereinstimmung wird durch extra geschulte Mitarbeiter durchgeführt, um Missbrauch zu verhindern.

    Wie sieht eine E-Mail Anfrage von Vivy aus und wie unterscheide ich sie von schädlichen Phishing-Versuchen?

    Sie können eine Anfrage von Vivy von einer Spam- oder Phishing-Email durch folgende Merkmale unterscheiden:

    • Die E-Mail-Adresse der Anfrage lautet fachkreise@vivy.com. Bitte beachten Sie, dass einige Fälscher eine E-Mail-Adresse als Absender-Name eingeben, die tatsächliche E-Mail-Adresse jedoch eine andere ist. Bei einigen E-Mail-Programmen erkennt man dies etwa, indem man auf den Absendernamen klickt und damit die eigentliche E-Mail-Adresse anzeigt. Wenn also beispielsweise als Absender angezeigt wird: fachkreise@vivy.com<support@vivy.com> dann ist die vordere E-Mail-Adresse der Name, die andere in spitzen Klammern aber die eigentliche E-Mail-Adresse, von der diese Email verschickt wurde.
    • Emails von Vivy kommen immer von einer E-Mail-Adresse @vivy.com.
    • In der E-Mail befinden sich zwei Links, einer zum direkten Upload auf eine Website, eine zur generierten Faxnummer.
    • Der Web-Upload- und der Fax-Link in der E-Mail führt zur einer sicheren Webseite (wird links in der Browser-Leiste je nach Browsertyp unterschiedlich angezeigt, erkennbar auch durch das „https“ am Anfang der Webadresse und einem Schlosssymbol in der Adressleiste).
    • Der Web-Link führt zu der URL https://arztupload.vivy.com/, gefolgt von einer einmalig generierten Zeichenfolge (etwa https://arztupload.vivy.com/abcdefghijklmnopqrstuvwxyz)
    • Der Name des Arztes / der Praxis / der Klinik sowie Name und Geburtsdatum des Patienten werden im Browser angezeigt.