Patienten benötigen häufig Kopien oder Originale von Laborbefunden, Röntgenbildern oder von anderen medizinischen Dokumenten. Als Arzt sind Sie verpflichtet, diese Dokumente an die Patienten auszuhändigen. Mit der neuen elektronischen Gesundheitsakte in Form der Vivy-App gestaltet sich die Übermittlung der gewünschten Dokumente einfacher bei garantierter Sicherheit durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Dabei bleibt die Nutzung des Dokumentenaustauschen über Vivy für Sie dauerhaft kostenfrei.
Wenn ein Patient ein Dokument anfragt, werden Sie vom Vivy-Team eine E-Mail erhalten. In dieser ist vermerkt, welches Dokument von welchem Patienten angefragt wurde. Außerdem enthält das Schreiben einen Internetlink, der bei Klick darauf eine Webseite öffnet. Dort könne Sie das Dokument entweder über eine Dateiauswahl oder durch Hinschieben der Datei per Drag-and-Drop hochladen.
Das Dokument selbst wird beim Hochladen verschlüsselt: Nur der Patient selbst kann die Dateien mit seinem privaten Schlüssel in der Vivy-App auf seinem Smartphone einsehen. Vivy selbst stellt die Identität des Patienten durch Video-ID-Mechanismen sicher. So haben Unbefugte kaum eine Chance, an die sensiblen medizinischen Daten zu gelangen.
Die elektronische Gesundheitsakte Vivy hilft die Kommunikation zwischen Arzt und Patient zu verbessern. Dabei profitieren beide von folgenden Vorteilen:
Patienten haben Ihre Gesundheitsakte immer im Smartphone dabei, und können Sie zu Arztbesuchen mitbringen
Die Vivy-App ist ab sofort für jeden in den App Stores für Android-Smartphones und iPhones erhältlich. Erfahren Sie mehr über die Funktionsweise der Vivy-App in unserer Mediathek. Weitere Antworten zur elektronischen Gesundheitsakte Vivy finden Sie auch in unserer nachfolgenden Zusammenstellung der wichtigsten Fragen und Antworten.
Als Arzt sind Sie verpflichtet, Dokumente an Ihre Patienten auszuhändigen, wenn diese das wünschen. Wir möchten diesen Vorgang für Sie kostenlos und möglichst einfach machen. Außerdem können Sie die Dokumente anderer Ärzte bei Ihrem Patienten einsehen. In der Pilotphase unserer App bieten wir interessierten Praxen eine kostenlose und unverbindliche Partnerschaft an. Im Partnerprogramm wird die App bei Dokumentenanfragen auf Sie bzw. Ihre Praxis personalisiert (z.B. mit Foto, Layout, Name) und bietet somit aus Marketingperspektive einen Mehrwert für Sie.
Sie bekommen außerdem Gutscheine für Ihre Patienten zur kostenfreien Nutzung der App für ein Jahr, eine Einweisung in die Funktionsweise und werden in unserer App als Partner genannt. Als Ambassador-Partner bekommen Sie darüber hinaus einen direkten Ansprechpartner in unserem Support und haben Einfluss auf die Produktentwicklung durch Priorisierung Ihres Feedbacks. Bei Interesse kontaktieren Sie unsere Berater unter ambassador@vivy.com.
Die Funktionen des Dokumentenaustauschs mit Ihren Patienten ist für Sie als Arzt kostenlos. Sollten Ihre Patienten an der Nutzung interessiert sein, bieten wir Praxen eine Partnerschaft an, bei der Sie kostenfreie Gutscheine für eine einjährige App-Nutzung erhalten. Weitere Informationen zu diesem Programm finden Sie hier.*
Die App steht Ihren Patienten für ein Jahr kostenlos zur Verfügung. Im Anschluss kann sich der Patient entscheiden, die App weiter im vollen Umfang zu nutzen oder auch ohne Kosten immer noch Zugriff auf die bereits vorhandenen Dokumente zu haben. Versicherte der DAK-Gesundheit können die App weiterhin kostenfrei verwenden.
Einladungscodes werden momentan nur den Vivy-Partnerpraxen an. Gerne können Sie uns kontaktieren, um auch von den Vorteilen einer Partnerschaft mit Vivy zu profitieren. Hier finden Sie weitere Informationen zu unserem Partnerprogramm*. Ab dem 13.09.2018 wird die Code-Sperre aus Vivy verschwinden. Die App ist dann vollumfänglich für alle nutzbar.
Kontaktieren Sie bitte das Vivy-Vertriebsteam, das Ihnen gerne Informationsmaterial zusendet, unter ambassador@vivy.com.
Sie können sich jederzeit bei Fragen über den Chat auf unserer Website oder per E-Mail an uns wenden. Die Hotline für Ärzte erreichen Sie unter 030 5683 9530 (Mo bis Fr von 10 bis 18 Uhr). Gerne nehmen wir auch Ihr Feedback auf, da es uns wichtig ist, unsere App ständig zu verbessern.
Das können Sie sehr gerne. Kontaktieren Sie uns, damit wir Ihnen einen Einladungscode schicken können. Allerdings sollten Sie, sofern möglich, die Anmeldung unter Ihrer privaten E-Mail-Adresse durchführen, um Missverständnisse mit ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse bei Dokumentenanfragen zu vermeiden.
Sie können aktuell kein eigenes Vivy-Konto im Namen Ihrer Praxis anlegen. Dennoch haben Sie die Option, an dem Partnerprogramm für Ärzte teilzunehmen und somit die App bei einer Dokumentenanfrage eines Patienten auf Sie mit Bild, Layout, Namen, Telefonnummer und Link zu Ihrer Website zu personalisieren. Bitte kontaktieren Sie unsere Berater unter „ambassador@vivy.com“.
* Sie werden auf eine externe Seite weitergeleitet.
Wenn Sie dem Link in der E-Mail folgen, können Sie das ausgewählte Dokument hochladen. Klicken Sie dazu entweder auf das Plus und durchsuchen Sie Ihren Computer nach dem betreffenden Dokument. Alternativ können Sie das gespeicherte Dokument auch vom Ordner oder Desktop direkt in die Box ziehen und es so hochladen („Drag and Drop“). Eine genaue Anleitung finden Sie hier (Sie verlassen das Angebot der DAK-Gesundheit).
Momentan ist es nicht möglich, ohne die Anfrage eines Patienten ein Dokument zu verschicken. Daher können Sie nur Nutzern von Vivy ein Dokument schicken, wenn diese vorher eine Anfrage gestellt haben.
Das direkte Verschicken ohne Anfrage des Patienten ist noch nicht möglich. Der Patient muss zunächst eine Anfrage über die Vivy-App stellen. Im Anschluss erhalten Sie als Arzt einen Link per E-Mail, unter dem sie das Dokument hochladen können. Diese E-Mail wird momentan noch manuell verschickt, weshalb es zu einer Verzögerung kommen kann.
Bitte schauen Sie zunächst in Ihrem Spam-Ordner, ob Ihr System unsere Anfrage fälschlicherweise dorthin verschoben hat. Manche eifrige Praxishilfe hat unsere Anfrage auch schon gelöscht, daher kann auch der Blick in den Papierkorb des Mailprogramms hilfreich sein. Ist die E-Mail auch dort nicht auffindbar, kontaktieren Sie uns bitte.
Aktuell können Sie Ihrem Patienten nur dann ein Dokument schicken, wenn dieser in der App danach gefragt hat.
Ihr Patient fragt die Daten aus seiner letzten Behandlung an. Sollte es weiterhin für Sie unklar sein, welche Dokumente er genau benötigt, fragen Sie bitte bei Ihrem Patienten nach.
Normalerweise fragt ein Patient die Daten seiner letzten Behandlung bei Ihnen an. Manchmal kann es jedoch auch vorkommen, dass er die ganze Patientenakte benötigt. In diesem Fall wird er sich aber sicherlich erneut bei Ihnen melden.
Aktuell können Sie nur mit Ihrem Patienten Dokumente teilen. Dieser kann jedoch die von Ihnen gesendeten Dokumente an andere Ärzte weiterleiten.
Bitte wenden Sie sich per E-Mail, Chat oder Telefon an unseren Kundenservice.
Sollten Sie dennoch die Unterlagen in der Praxis haben, können Sie das Dokument schicken. Sollte der Behandler die Unterlagen mitgenommen haben, bitten wir um eine kurze Antwort auf die E-Mail-Anfrage.
Auch wenn die letzte Behandlung bereits vor einiger Zeit durchgeführt wurde, sind Sie dennoch zur Herausgabe der Unterlagen verpflichtet.
Vermutlich hat der Patient in der App den falschen Arzt ausgewählt. Bitte antworten Sie auf die E-Mail mit der Anfrage, wir kümmern uns gerne darum.
Bitte antworten Sie auf die E-Mail Anfrage mit der Aussage, die Datei sei älter als zehn Jahre; wir geben diese gerne weiter.
Dokumente können in sämtlichen Formaten verschickt werden. PDF-Dateien und Dokumente in den gängigen Bildformaten (z.B. JPG, PNG) können in der App geöffnet und eingesehen werden.
Da wir eine sichere Verschlüsselung nur über unsere App gewährleisten können, müssen die Daten von Ihnen online hochgeladen werden. Bitte schicken Sie keine Dateien per E-Mail. Wir arbeiten aktuell an anderen, noch einfacheren Lösungen.
Da die Daten bei uns und nicht auf dem Smartphone gespeichert werden, gibt es keine Größenbestimmung der Daten. Bedenken Sie aber bitte, dass große Dateien die Leistungsfähigkeit eines Smartphones überschreiten können.
Aktuell gibt es noch keine Anbindung, wir arbeiten aber an Lösungen. Weiter unten finden Sie eine Anleitung, wie Sie Dateien aus vielen Praxissoftware-Systemen exportieren können.
Sie können Dokumente auch per Fax schicken. Der Patient hat die Möglichkeit, ein Dokument abzufotografieren und in der App zu speichern. An weiteren Lösungen arbeiten wir gerade.
Sie können die Datei ausdrucken und faxen oder als Datei speichern und per Upload schicken. Für einige Systeme finden Sie hier Anleitungen:
Mediatixx xIsinet
MediDok
PergamonView
Sidexis
Albis
Aktuell gibt es noch keine Anbindung von Vivy an Praxissoftware. Wir arbeiten aber an Lösungen, um diesen Service in Zukunft anbieten zu können.
Schließen Sie bitte die Webseite und versuchen Sie es erneut. Sollten Sie immer noch Probleme haben, kontaktieren Sie bitte unsere Ansprechpartner für Ärzte.
In der E-Mail ist auch ein Link zum Upload per Fax enthalten. Wenn Sie diesem folgen, wird eine temporäre Faxnummer angezeigt, mit der Sie das Dokument direkt in die App des Patienten faxen können. Bitte beachten Sie, dass diese Faxnummer nur temporär funktioniert – und auch nur in dieser Zeit für genau diesen Patienten zur Verfügung steht. Benutzen Sie diese daher bitte nur in der vorgegebenen Zeit und nur für den angegebenen Patienten.
Prüfen Sie bitte zuerst, ob Sie eine funktionierende Internetverbindung haben. Schließen Sie das Browserfenster und versuchen Sie erneut den Upload aufzurufen. Hier finden Sie die Systemvoraussetzungen für Vivy. Sollten Sie weiterhin Herausforderungen haben, schreiben Sie uns gerne unter support@vivy.com.
Kontaktieren Sie bitte den Patienten, damit er Ihnen das Dokument erneut zusendet.
Aus Sicherheitsgründen sind Link und PIN nur eine begrenzte Zeit gültig. Sollte diese Zeit abgelaufen sein, kontaktieren Sie bitte den Patienten, damit er Ihnen das Dokument erneut zusendet.
Prüfen Sie zuerst, ob Sie eine funktionierende Internetverbindung haben. Schließen Sie das Browserfenster und versuchen Sie erneut den Download. Die Systemvoraussetzungen finden Sie hier. Sollten Sie weiterhin Probleme haben, kontaktieren Sie bitte unseren Kundenservice.
Bitte überprüfen Sie, ob Sie diesen komplett und korrekt eingegeben haben, also einschließlich des „https“ am Anfang des Links.
Ihr Patient kann in der App unter „meine Dokumente“ das entsprechende Dokument öffnen und mit Klick auf das „Teilen“-Symbol weiterleiten. Wählt er „mit Arzt“ aus und sucht Ihre Praxis, kann er es per E-Mail teilen. Wenn er bei Ihnen vor Ort ist, kann er „Link abrufen“ anklicken, dann können Sie auf Ihrem Computer direkt die URL (Web-Adresse) aufrufen und den Code eingeben, um Zugriff zu erhalten. Eine genaue Anleitung finden Sie hier*.
Wenn ein Patient dem falschen Arzt (in diesem Fall Ihnen) ein Dokument sendet, möchten wir Sie bitten, das Dokument zu löschen. Gerne können Sie uns per E-Mail darüber informieren.
* Sie werden auf eine externe Seite weitergeleitet.
Im § 630g des BGB ist die Einsichtnahme in die Patientenakte geklärt: „Dem Patienten ist auf Verlangen unverzüglich Einsicht in die vollständige, ihn betreffende Patientenakte zu gewähren, soweit der Einsichtnahme nicht erhebliche therapeutische Gründe oder sonstige erhebliche Rechte Dritter entgegenstehen.“ Zur digitalen Abschrift heißt es: „Der Patient kann auch elektronische Abschriften von der Patientenakte verlangen.“
Beim unverschlüsselten Versand per E-Mail sind die sensiblen Daten nicht so geschützt, wie durch die Vivy-App. Bereits mehrfach wurden EMail- Anbieter gehackt. Um die Schweigepflicht einzuhalten, ist es daher besser, den komfortablen und sicheren Upload von Vivy zu nutzen.
Vivy wurde durch den TÜV Rheinland bezüglich Schutz und Sicherung von sensiblen Daten zertifiziert. Die Wirksamkeit der Schutzmaßnahmen wird durch den TÜV Rheinland regelmäßig überwacht. Vivy ist außerdem ePrivacy zertifiziert. Die Rechenzentren, in denen die Daten verschlüsselt gespeichert werden, haben ihren Sitz in Deutschland und haben ISO 27001 und ISO 9001 Zertifizierungen. Die EU Datenschutzrichtlinie und die Datenschutz-Grundverordnung werden selbstverständlich erfüllt. Viele medizinische Daten sind in der Vivy App Ende-zu-Ende verschlüsselt (Notfalldaten, Impfungen, Medikamente, Dokumente vom Arzt). Dabei generiert der Nutzer einen öffentlichen und einen privaten Schlüssel auf seinem Smartphone. Einmal mit dem öffentlichen Schlüssel codierte Daten können nur noch mit dem privaten Schlüssel – auf den allein der Nutzer Zugriff hat – sichtbar gemacht werden. Damit ist die Auslesung von medizinischen Daten für Unbefugte nicht möglich, übrigens auch nicht für Mitarbeiter von Vivy oder der DAK-Gesundheit. Sämtliche in Vivy gespeicherten Daten sind immer verschlüsselt, jeglicher Datentransport erfolgt mindestens über ein gesichertes https-Protokoll. Der Zugang zur App und damit zu den darin gespeicherten Daten ist ausschließlich per Login möglich.
Bevor der Patient eine Dokumentenanfrage in der Vivy-App machen kann, muss seine Identität durch Abgleichen eines Videos von ihm und seines Personalausweises durch uns bestätigt werden. Die Übereinstimmung wird durch extra geschulte Mitarbeiter durchgeführt, um Missbrauch zu verhindern.
Sie können eine Anfrage von Vivy von einer Spam- oder Phishing-Email durch folgende Merkmale unterscheiden: