Entsendung innerhalb Europas – hier lesen Sie die wichtigsten Tipps

Tipps für die Entsendung innerhalb Europas

Europaweite Freizügigkeit macht grenzüberschreitendes Arbeiten leicht

Als Arbeitgeber gehört es zu Ihren Aufgaben, Ihrem Mitarbeiter für die Entsendung die richtige Bescheinigung zur Verfügung zu stellen. Nur so kann er problemlos die Vorzüge des deutschen Sozialversicherungssystems genießen.

Für Staatsbürger der EU ist die Entsendung innerhalb Europas sehr einfach geregelt. Sie benötigen die Bescheinigung A1. Diese müssen Sie beim zuständigen Träger rechtzeitig im Voraus beantragen, in der Regel ist das die gesetzliche Krankenversicherung. Bei Entsendungen nach den EWG-Verordnungen 1408/71 und 574/72 für Drittstaatsangehörige benötigen Sie den Vordruck E101, bei Verlängerungsanträgen den Vordruck E102. Bei einer Entsendung bis zu drei Monaten können Sie als Arbeitgeber den Vordruck E101 sogar selbst ausstellen.

Tipps für Entsendung innerhalb Europas: Den richtigen Adressaten finden

Für gesetzlich versicherte Arbeitnehmer stellt der Arbeitgeber den Antrag bei der jeweiligen Krankenkasse des Mitarbeiters. Für Arbeitnehmer, die nicht Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse sind, ist der Rentenversicherungsträger zuständig.
Ist der Mitarbeiter nicht Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse und aufgrund seiner Mitgliedschaft bei einer berufsständischen Versorgungseinrichtung von der Rentenversicherungspflicht befreit, übernimmt die Arbeitsgemeinschaft Berufsständischer Versorgungseinrichtungen die Überprüfung des Antrags. Sie stellt dann auch die Bescheinigung aus. Dies betrifft vor allem Berufsgruppen wie Ärzte, Apotheker, Architekten, Notare, Rechtsanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer.

Entsendung innerhalb Europas: Was tun mit der Bescheinigung?

Das Original der Bescheinigung bekommt der Mitarbeiter. Der Grund: Er muss diese während seiner Entsendung in Europa stets bei sich haben, um sich gegebenenfalls bei einer Kontrolle ausweisen zu können. Fertigen Sie unbedingt eine Kopie der Bescheinigung vor der Entsendung an und legen Sie diese in die Personalakte des entsandten Mitarbeiters. Es ist zudem ratsam, der Niederlassung im Ausland, für die der Expatriate arbeitet, eine Kopie der Bescheinigung zu schicken.

Tipps für Entsendung innerhalb Europas: Den Mitarbeiter informieren

Informieren Sie den Beschäftigten darüber, dass er auch während Kurzaufenthalten im europäischen Ausland die Europäische Krankenversicherungskarte stets bei sich tragen muss. Mit ihrer Hilfe erhält er notwendige medizinische Leistungen im Ausland. Für Versicherte der DAK-Gesundheit ist das kein Problem, denn die Europäische Krankenversicherungskarte ist bereits auf der Rückseite der Gesundheitskarte integriert.
Entsenden Sie den Mitarbeiter für längere Zeit ins Ausland, tragen Sie die kompletten Behandlungskosten im Krankheitsfall. Anderenfalls verrechnet eine ausländische Krankenkasse die Kosten mithilfe des Vordrucks E 106 mit der deutschen Krankenkasse des Arbeitnehmers. Das gilt auch, wenn der Mitarbeiter Behandlungen in Anspruch nimmt, die zwar abrechnungsfähig sind, aber nicht notwendig waren.

Die Entsendung verlängern: Ausnahmevereinbarungen beantragen

Eine Ausnahmevereinbarung ist dann notwendig, wenn die Entsendung des Mitarbeiters innerhalb Europas über den üblichen Zeitraum hinaus dauern soll. In Deutschland ist die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland, kurz DVKA für Ausnahmevereinbarungen zuständig. Für eine Verlängerung des Entsendezeitraums legen Sie der Verbindungsstelle zusammen mit dem Antrag eine persönliche Erklärung Ihres Mitarbeiters vor. In dieser Erklärung muss er zustimmen, dass für ihn die deutschen Sozialversicherungsvorschriften auch während des verlängerten Zeitraums gelten sollen.
Sobald die Ausnahmevereinbarung genehmigt wurde, erhalten Sie von der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland bei Entsendungen nach den EG-Verordnungen 883/04 und 987/09 die Bescheinigung A1. Bei Entsendung von Drittstaatsangehörigen nach den EWG-Verordnungen 1408/71 und 574/72 stellt in der Regel die Krankenkasse des Beschäftigten die Bescheinigung E101 aus.

Tipps für Entsendung innerhalb Europas: rechtzeitig Anträge ausfüllen und abschicken

Stellen Sie die Anträge für eine Entsendung nach Europa möglichst frühzeitig, das heißt, mehrere Monate vor der geplanten Entsendung des Mitarbeiters.

  • Zusätzlicher Tipp: Falls Sie spät dran sind oder Arbeitseinsätze des Beschäftigten im Ausland sehr kurzfristig notwendig sind, darf die Bescheinigung A1 in Ausnahmefällen auch nachträglich ausgestellt werden. Bei kurzfristigen Geschäftsreisen und Entsendezeiträumen bis zu einer Woche können Sie als Arbeitgeber auf die Bescheinigung A1 ganz verzichten.
  • Zusätzlicher Tipp: Beantragen Sie Bescheinigungen lieber zu früh als zu spät. Und beantragen Sie Bescheinigungen auch, wenn diese auf den ersten Blick nicht notwendig erscheinen. Im Zweifel hat der Expatriate besser eine Bescheinigung zu viel als eine zu wenig.
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Zuletzt aktualisiert:
Wed Mar 02 14:22:16 CET 2016

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