Arbeitsrecht

Eine Akte als Wegweiser

Das größte Kapital eines Unternehmens sind die Mitarbeiter: Um die Fähigkeiten der Beschäftigten besser einschätzen und einsetzen zu können, ist die Personalakte ein wichtiges Instrument für die Personalplanung und die qualifizierte Besetzung einzelner Arbeitsplätze.

Viele Firmen nutzen sie, die Personalakte. Der Begriff der Personalakte ist gesetzlich allerdings nicht definiert. Deshalb ist er weit gefasst. Dem Arbeitgeber steht es demnach frei, eine solche zu führen, und auch, welche Unterlagen in die Personalakte aufgenommen werden. Dabei sind die Interessen des Arbeitgebers und die des Arbeitnehmers gegeneinander abzuwägen. Der Arbeitgeber darf das Persönlichkeitsrecht seines Arbeitnehmers nicht verletzen. Das bedeutet: Personalinformationen sind vertraulich zu behandeln. Auch Kritik am Verhalten des Arbeitnehmers hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer grundsätzlich unter vier Augen mitzuteilen.

Personalaktenführung

In der Organisation der Aktenführung ist der Arbeitgeber frei. Er kann festlegen, wie die Personalakte geführt wird. Ob die Personalunterlagen in einer einzigen Akte gesammelt oder in einer Vielzahl von Akten aufbewahrt werden. Gleichgültig, wie viele Akten, Haupt-, Sonder-, Nebenakten, Karteien oder Mappen über einen Arbeitnehmer angelegt sind und wo sie geführt werden, sie sind Bestandteil der einen Personalakte Dabei ist es ohne Bedeutung, ob die Daten in Papierform oder computergestützt geführt werden. Bei der automatisierten Datenspeicherung ist die Nutzung personenbezogener Daten nur zulässig, wenn dies das Bundesdatenschutzgesetz oder eine andere Rechtsvorschrift erlaubt oder der Betroffene einwilligt.

Inhalt der Personalakte

Über die steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften hinaus trifft den Arbeitgeber keine Pflicht, Personalunterlagen für eine bestimmte Dauer aufzubewahren. Es empfiehlt sich jedoch, alle Unterlagen, aus denen der Arbeitnehmer Rechte ableiten kann, zumindest für die Dauer von Ausschluss- und Verjährungsfristen aufzubewahren. Erforderlich ist auch die Aufbewahrung von Unterlagen, in denen der Arbeitnehmer Ansprüche auf betriebliche Versorgungsleistungen erworben hat. Bewerbungsunterlagen und Zeugniskopien gehören genauso in die Akte wie Lohnsteuerkarte und Versicherungsunterlagen.

Ärztliche Gutachten und Unterlagen der Betriebsärzte, die Befunde enthalten und der ärztlichen Schweigepflicht unterliegen, haben hingegen nichts in der Personalakte zu suchen. Das Gleiche gilt für Unterlagen und Vermerke, die mit dem Arbeitsverhältnis in keinem Zusammenhang stehen. Personalaufzeichnungen wie zum Beispiel Gedankenskizzen, Zeugnisentwürfe oder Personal- und Gehaltslisten, in denen der Arbeitnehmer nur erwähnt ist, gehören ebenfalls nicht in die Personalakte. Die Inhalte dürfen überdies nicht allgemein zugänglich sein, und der Kreis der mit der Personalakte befassten Beschäftigten sollte möglichst klein gehalten werden. Besonders sensible Daten, zu denen insbesondere auch solche über den körperlichen, geistigen und psychischen Gesundheitszustand und allgemeine Aussagen über die Persönlichkeit des Arbeitnehmers gehören, bedürfen des verstärkten Schutzes. Sie dürfen nur dem speziell für diese Fragen zuständigen Personenkreis zugänglich sein. Arbeitnehmer können jederzeit Einblick in ihre Personalakten nehmen. Dieser Grundsatz ist ausdrücklich im Betriebsverfassungsgesetz (§ 83 Abs. 1) verankert. Die Personalakte ist dem Arbeitnehmer dabei vollständig vorzulegen. Mit der Einsichtnahme verbunden ist das Recht des Arbeitnehmers, Notizen, Abschriften oder - auf seine Kosten - Kopien von den einzelnen in der Akte enthaltenen Dokumente anzufertigen. Wird die Personalakte elektronisch geführt, kann der Arbeitnehmer einen Ausdruck verlangen. Der Arbeitnehmer kann jederzeit, innerhalb der Arbeitszeit und ohne einen besonderen Anlass zu haben, die Akte einsehen. Häufig sind Art und Weise für die Einsichtnahme in Betriebsvereinbarungen geregelt. In Unternehmen, in denen ein Betriebsrat tätig ist, kann der Arbeitnehmer bei der Einsichtnahme ein Betriebsratsmitglied nach seiner Wahl hinzuziehen. Erklärungen und Gegendarstellungen des Arbeitnehmers zu nachteiligen Vorgängen müssen in die Personalakte aufgenommen werden. Genauso kann der Beschäftigte darauf bestehen, dass unrichtige Behauptungen wie zum Beispiel Rügen oder Abmahnungen zu entfernen sind, wenn vorher kein gemeinsames Gespräch geführt wurde. Gegebenenfalls ist ein korrigiertes Schreiben anzulegen. Der Arbeitnehmer kann außerdem verlangen, Unterlagen mit richtigen Darstellungen zu entfernen, wenn diese für die weitere Beurteilung überflüssig geworden sind und die berufliche Entwicklungsmöglichkeit beeinträchtigen. Nach Ende des Arbeitsverhältnisses hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch mehr auf Entfernung zu Unrecht aufgenommener Schrift stücke. Ausnahme: Es bestehen objektive Anhaltspunkte dafür, dass ihm der Inhalt dieser Schrift stücke auch noch nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses schaden kann. Dafür ist er beweis- und darlegungspflichtig.

weiterführende Links

• Die Personalakte