Die Personalakte

Eine Personalakte ist sinnvoll. Inhalt und Umfang hängen von Branche und Beruf ab. Bedenken Sie, dass der Arbeitnehmer diese jederzeit einsehen kann. Tipp: Sprechzeiten für die Einsichtnahme beugen Daueranfragen vor.

Typische Inhalte einer Personalakte:

Vertragsdaten

• Bewerbungsunterlagen
• Interviewbogen mit Stellungnahmen beteiligter Gesprächspartner
• Personalfragebogen
• Eignungstest
• grafologisches Gutachten
• ärztliche Tauglichkeitsfeststellung, Gutachten und Befunde
• Auskünfte Dritter
• allgemeine Bewerbungskorrespondenz und Regulierung der Vorstellungskosten
• Arbeitsvertrag mit Anlagen
• Anstellungsschreiben
• sämtliche Vertragsänderungen der Folgezeit
• Vollmachten
• Verschwiegenheitsverpflichtungen
• Zurverfügungstellung eines Dienstwagens
• Kündigung, Aufhebungsvereinbarung

Entwicklungsdaten

• Seminarbesuche
• Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen
• Beurteilungen
• Zwischenzeugnisse
• Disziplinarmaßnahmen (Ermahnung, Verweis)
• Abmahnungen
• Beförderungsvorschläge

Allgemeindaten

• Abrechnungsdaten
• Bescheinigungen
• Arbeits-/Aufenthaltserlaubnisse
• Pfändungen, Vorschüsse
• Personalmeldungen
• Vermerke über Fehlzeiten wie Arbeitsunfähigkeit und Urlaub
• Unfallanzeigen, Untersuchungsbefunde
• Werkwohnung
• Jubiläen
• Beihilfen, Darlehen
• Schriftverkehr mit den Mitarbeitern
• Schriftverkehr mit Dritten bezüglich des Arbeitnehmers (zum Beispiel Arbeitsamt, Sozialversicherung)
• Durchschriften über Personalratsanhörungen und Betriebsratsinformation

weiterführende Links