Elektronischer Kostenvoranschlag

Die DAK und die Firma medicomp GmbH bieten eine vollständig elektronische Abwicklung von Kostenvoranschlägen und Versorgungsanzeigen im Hilfsmittelbereich an.

Einführung / Allgemeines

Der elektronische Kostenvoranschlag (eKVA) basiert auf der Übermittlung der erforderlichen Daten vom Leistungserbringer über die Plattform "MIP-eKV" der Firma medicomp GmbH an die DAK und zurück (bidirektionaler Datenaustausch). Notwendige Unterlagen werden gescannt und dem eKVA als Image beigefügt.

Grundsätzlich bestehen zwei Zugänge zu dem Verfahren:

• Über die Web-Plattform MIP-eKV.
• Direkt aus Ihrer Branchensoftware, sofern diese die Schnittstelle zu MIP-eKV unterstützt.

Bei Verwendung des Web-Zugangs geben Sie die erforderlichen Daten in eine Maske ein und hängen die Images (Verordnung, ggf. weitere Unterlagen) dem eKVA an. Das Ergebnis der Prüfung erhalten Sie ebenfalls über das Web-Interface.

Wenn Ihre Branchensoftware die Schnittstelle zur Plattform unterstützt, senden Sie den eKVA direkt aus Ihrer Software und erhalten ebenfalls eine Antwort. Dies erspart Ihnen die doppelte Erfassung der Daten, und ihr Datensatz wird um die notwendigen Informationen für die Abrechnung (z.B. Genehmigungsnummer) automatisch ergänzt.

In beiden Fällen schicken Sie keine Papierunterlagen mehr an die DAK und können so Zeit und Prozesskosten sparen. Die Original-Unterlagen werden erst bei der Abrechnung benötigt.

Datenschutz und Sicherheit

Die Daten werden ausschließlich über Verbindungen übertragen, die den hohen Anforderungen der DAK an den Datenschutz gerecht werden. So ist es ausgeschlossen, dass die Daten von Unbefugten eingesehen oder verändert werden können. Weiterhin werden ausschließlich die für die Bearbeitung zwingend erforderlichen Daten übertragen und nur im Zusammenhang mit der beantragten Versorgung verwendet.

Technische Voraussetzungen

Die Firma medicomp GmbH stellt allen Branchensoftware-Herstellern die MIP-eKV-Plattform kostenlos zur Verfügung. Welche Branchensoftwarelösungen die Schnittstelle bereits unterstützen, finden Sie ebenfalls auf MIP-eKV.

Sofern sich auch andere Schnittstellen oder Standards für den eKVA am Markt etablieren sollten, werden diese ebenfalls von MIP-eKV unterstützt werden. Näheres dazu erfahren Sie direkt bei der Firma medicomp GmbH.

Freischaltung

Für den eKVA werden ausschließlich Vertragspartner der DAK frei geschaltet. Vor der eigentlichen Scharfschaltung erhalten Sie die Gelegenheit, einige Test-Kostenvoranschläge zu senden. Sobald die Tests erfolgreich verlaufen sind und der Nutzungsvertrag unterzeichnet ist, erhalten Sie Ihre Zugangsdaten und die Freischaltung von der Firma medicomp GmbH.

Da sich das Verfahren gegenwärtig im Aufbau befindet, werden für den eKVA sukzessive einzelne, frequenzstarke Produktarten frei geschaltet. Welche Kostenvoranschläge über den elektronischen Kostenvoranschlag abgewickelt werden können, erfahren Sie ebenfalls unter MIP-eKV. Sie erfahren dort auch, ab wann alle Hilfsmittel über den eKVA geprüft werden können.

Kommunikation

Das System gibt Ihnen Hinweise auf falsche, unvollständige oder unplausible Eingaben. So lange die Daten nicht fehlerfrei, vollständig und plausibel sind, wird der eKVA nicht angenommen.

Achten Sie daher bei der Eingabe unbedingt auf die vertraglichen Regelungen, insbesondere die vereinbarten Versorgungszeiträume und deren mögliche Überschneidung zu Vorversorgungen, die Leistungsmerkmale und ggf. vergebene Produktbesonderheiten. Da das System keine Fehlertoleranz aufweist, führen auch „kleine Fehler“ zur Abweisung des eKVA. Ergänzen oder ändern Sie ggf. die in Ihrem EDV-System hinterlegten Daten.

Nach dem erfolgreichen Absenden des eKVA erfolgt die Prüfung durch die DAK. Gibt es keine Beanstandungen, erhalten Sie den Auftrag unter Vorbehalt. Der Vorbehalt bezieht sich auf die Notwendigkeit, die Original-Unterlagen bei der Abrechnung vorzulegen.

Bei einer Beanstandung werden Sie aufgefordert, die Unterlagen in Papierform einzureichen. Aus datenschutzrechtlichen Gründen kann im eKVA-Verfahren keine Erläuterung der Abweisungsgründe (z.B. Mehrfachversorgungen) gegenüber dem Leistungserbringer erfolgen. Daher ist die „klassische“ Bearbeitung in Papierform zumindest vorerst noch notwendig.

Problemmanagement

Erster Ansprechpartner bei auftretenden technischen Problemen mit dem System ist die Firma medicomp GmbH. Diese nimmt ggf. Kontakt mit dem Branchensoftware-Hersteller auf.

Bei fachlichen Fragen kann auch das zuständige DAK-Hilfsmittel-Kompetenzzentrum kontaktiert werden. Geben Sie bei Fragen zu einem bestimmten Vorgang die Kostenvoranschlagsnummer des eKVA-Systems an.

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